Основи кадрового менеджменту (2004)

Документаційне забезпечення управління - це діяльність апарату управління, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення їм управлінських функцій. Від правильної організації і найбільш повної механізації й автоматизації обробки документів залежить підвищення ефективності всього процесу управління кадрами.

Основою діяльності кадрових служб є облік, звітність та ведення організаційно-розпорядчої документації, яка включає три основні групи документів:

♦ організаційні (положення, інструкції, правила, статути);

♦ розпорядчі (накази, розпорядження, постанови, рішення, вказівки, рекомендації);

♦ довідково-інформаційні (листи, звіти, акти, протоколи, оглядові та доповідні записки, переліки, довідки, списки та ін.)

Найбільш важливі питання організації діловодства у кадрових службах підприємств і організацій визначаються основними положеннями єдиної державної системи діловодства. У кожному відділі кадрів формується номенклатура справ, що є затверджений у встановленому порядку систематизований перелік найменувань справ, заводімих в діловодстві відділу із зазначенням термінів зберігання. Номенклатури справ складаються на основі примірних і типових номенклатур, які розробляються і затверджуються міністерствами і відомствами за погодженням з архівними установами.

До складання номенклатури справ у відділі кадрів проводиться наступна робота:

• визначаються документи для включення до номенклатури, найменування справ (наприклад, "Звіти про роботу з кадрами в 2001 році");

• встановлюється порядок розташування справ (класифікаційна схема номенклатури - її послідовність);

• визначаються терміни зберігання справ і система їх індексації;

• оформляється, узгоджується і затверджується номенклатура справ відділу. Первинними документами з обліку кадрів на підприємстві (в організації)

є накази (розпорядження) про прийом на роботу, звільнення і переведення на іншу роботу, записки про надання відпусток, на підставі яких роблять відповідні записи в облікових документах (особистих картках, трудових книжках та ін.) Приватні картки заповнюються відділом кадрів на всіх працівників, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, на підставі опитування робітника або службовця та відповідних документів: паспорта, диплома, трудової книжки, посвідчення та ін Про всі наступні зміни у трудовому шляху працівника в особистих картках робляться відповідні позначки, після ознайомлення з якими він ставить свій підпис.

На фахівців з вищою освітою крім особової картки заповнюється також облікова картка. Заповнену облікову картку підписує що поступає на роботу і запевняє начальник відділу кадрів.

Приватні картки працівників комплектуються за структурними підрозділами підприємства в алфавітному порядку. Вони складають картотеку особового складу організації. За даними особистих карток ведуть облік чисельності, складу працівників і його змін у відповідності до типової та галузевими інструкціями по статистиці чисельності робітників і службовців. На великих підприємствах для полегшення роботи з картотекою на кожного працівника заводять допоміжну алфавітну картку. Картотека зазначених карток ведеться по підприємству (організації) у цілому, картки в ній розкладаються в алфавітному порядку і містять такі відомості: прізвище, ім'я, по батькові, цех, відділ; займана посада, номер особової справи та табельний номер. Приватні картки працівників після їх звільнення зберігаються у відділі кадрів підприємства протягом двох років, а потім в архіві підприємства ще 33 роки.

На керівників, фахівців, а також матеріально відповідальних осіб крім особистих та облікових карток у відділі кадрів ведуться особисті справи, які являють собою набір різних документів, які характеризують їх біографічні, ділові та особисті якості. Особові справи систематизуються в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до затвердженого штатного розпису. У них входять такі документи: опис документів, особистий листок з обліку кадрів, доповнення до особовому листку по обліку кадрів, автобіографія, копії документів про освіту, заява про прийом на роботу, копії подань для призначення або затвердження на посаді, копії матеріалів за результатами конкурсів фахівців та виборів керівників, характеристики (відгуки), атестаційні листи, копії наказів про заохочення і стягнення, інші документи, що характеризують працівника. Кожному особової справи привласнюють порядковий номер, що відповідає номеру у штатно-посадовий книзі, який записують у алфавітну книгу особистих справ підприємства.

Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектованості апарату підприємства, організації та їх підрозділів керівниками, спеціалістами і службовцями. Вказану книгу складають працівники з кадрів на основі штатного розкладу за такою формою: номер по порядку, найменування підрозділів і посад, посадовий оклад (ставка); категорія персоналу, прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, освіта та спеціальність, дата і номер наказу про призначення на посаду. Порядкові номери записів працівників у штатно-посадових-ної книзі з метою оперативного пошуку необхідних даних привласнюють їх особистих справах і особистій картці.

Для отримання різних довідок про працюючих, переведених, які вибули, про загальний і безперервний стаж роботи для позначки в бюлетенях соціального страхування у відділі кадрів ведеться алфавітна книга. Вона складається на всіх робітників і службовців за підрозділами або категоріями персоналу в залежності від структури підприємства, організації та чисельності працюючих. У алфавітну книгу, як і в штатно-посадову, запис вносять одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення, звільнення працівників.

Для визначення частоти змінюваності кадрів по тій чи іншій посаді і більш детального вивчення причин небажання працівників заміщати дану посаду відділи кадрів ведуть посадові картки по наведеній нижче формі.

Заповнення особового листка по обліку кадрів. Особовий листок з обліку кадрів працівник заповнює власноруч, відповідаючи на всі поставлені питання: прізвище, ім'я, по батькові; стать; рік, число і місяць народження; освіта (вказується назву та місцезнаходження навчального закладу, найменування отриманої спеціальності та кваліфікації за дипломом); володіння іноземними мовами; вчений ступінь і вчене звання; наукові праці та винаходи; виконувана робота з початку трудової діяльності; державні та інші нагороди; відношення до військового обов'язку і військове звання; сімейний стан; домашня адреса; дата заповнення.

У кінці листка по обліку кадрів ставиться особистий підпис заповнює його особи.

Автобіографія - документ, який автор складає самостійно, у довільній формі, проте з дотриманням певних вимог. При вступі на роботу автобіографію пишуть від руки на аркуші паперу формату А4 або на спеціальному бланку. Форма викладу - оповідна (від першої особи).

Усі відомості подаються у хронологічному порядку і так, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділової кваліфікації і особистісних якостях людини. При описі трудової діяльності не слід обмежуватися лише переліком посад, необхідно пояснити причини переходу з однієї роботи на іншу. Якщо тимчасово не працював, треба вказати причину. Необхідно також написати про зміни місця проживання.

В автобіографії зазвичай вказують назву документа, або ім'я, по батькові та прізвище автора; число, місяць і рік народження, місце народження; відомості про батьків (прізвище, ім'я, по батькові, місце роботи); освіта і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; останнє місце роботи; нагороди та заохочення; сімейний стан та склад сім'ї; домашню адресу і телефон; дату; ставлять особистий підпис.

Характеристика - офіційний документ, який видає адміністрація підприємства, установи, організації своєму співробітникові при вирішенні ряду питань (таких як вступ до навчального закладу, відрядження на роботу в іншу країну, атестація на посаду і т. п.). Вона може бути оформлена на загальному бланку формату А4.

У характеристиці даються відгук про службової діяльності співробітника, оцінка його ділових і особистісних якостей.

Реквізити характеристики: назва виду документа (характеристика); зазначення посади особи, якій видається характеристика; найменування організації, яка видає характеристику, або ім'я, по батькові та прізвище співробітника; текст; підпису; друк. У тексті характеристики можна виділити логічно пов'язані між собою складові частини:

• п е р в а я ч а с т ь - анкетні дані, що слідують за назвою документа, де зазначають ім'я, по батькові та прізвище, посада, вчений ступінь і звання (якщо вони є), рік народження, освіта;

^ В т о р а я ч а с т ь - дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на даному підприємстві або в організації, відомості про просування по службі, рівень професійної майстерності і т. п.);

^ Т р е т ь я ч а с т ь - власне характеристика, тобто оцінка особистісних і ділових якостей (відношення до роботи, підвищення професійного і культурного рівня, поведінку в побуті, ставлення до колег); наявність у співробітника нагород і інших службових заохочень;

^ Ч е т в е р т а я ч а с т ь - заключна - містить висновок, в якому вказується призначення характеристики.

Текст характеристики викладається від третьої особи. Підписує характеристику керівник підприємства. Підпис засвідчується гербовою печаткою. Нижче проставляється дата підписання характеристики. Характеристику видають працівнику на руки або з його відома пересилають установі, організації, підприємству, що її запросили.