Управління бізнесом (2004)

Висновок складається з ряду рад, яким має слідувати підприємець (генеральний керуючий, президент фірми) у повсякденній роботі. Ці поради не всеохоплюючі, але вони допоможуть в ефективному управлінні бізнесом.

Ніколи не починайте рік, не маючи бюджету, тобто фінансового проекту, що становить основу плану нового бізнесу фірми в наступному році.

Встановіть правильну зону контролю для ефективного управління. Зона контролю (тобто кількість людей, доповідали безпосередньо главі фірми) повинна бути оптимально обмежена. Більшість бізнесменів попереджають про небезпеку таких структур управління, в яких дуже багато людей доповідають першій особі.

Встановіть і підтримуйте систему відкритих зв'язків з управлінським персоналом фірми. Яка б форма зв'язку не використовувалася, керуючий повинен викладати ситуацію відкрито і чесно. Зміна стилю роботи президента буде відзначено підлеглими як попередження про труднощі в управлінні фірмою.

Делегує свої повноваження і передавайте роботу вниз. Якщо в компанії немає менеджера з маркетингу, з кадрів або з виробництва, передавайте ці функції іншим відповідальним працівникам як поєднання з основною діяльністю. Це найбільш важкий, але вкрай важливий аспект менеджменту. Вся справа в тому, що необхідно знайти час "упакувати" певну роботу або дану сферу відповідальності так, щоб її можна було передати конкретному виконавцю або менеджеру.

Введіть систему щотижневих рапортів. У будь-якій комерційній фірмі обсяг продажів (отримані замовлення) і фінансовий стан (виставлені рахунки) мають бути відображені у щотижневій зведенні. Ця відомості повинна з'являтися у глави фірми в понеділок разом з прямими доповідями про виконання планів на щотижневому зборах менеджерів.

Ясно визначте фірмову політику і очевидну корпоративну культуру. Фірма, будучи спільнотою людей, повинна, безумовно, прагнути до того, до чого прагне більшість людей. І саме головний керуючий повинен стежити, щоб правила "філософії" і політики підприємства просто і легко розумілися, щоб службовці, принаймні, знали, до чого необхідно прагнути. У добре керованої компанії кожен службовець знає, на яких ключових статтях бізнесу наполягає президент, що є припустимим і неприпустимим корпоративним поведінкою, як фірма і її керівник відреагують на ту чи іншу проблему.

Вчіться бути сильним і вольовим. Якщо менеджер первинно виробляє жорсткість до самого себе, йому буде легше працювати в плані вимогливості до підлеглих, відстоювання інтересів фірми, поведінки з конкурентами.

Вчіться викладати свої думки простою мовою. Для цього дотримуйтесь кількох правил: уникайте абревіатур (МП, НУО, НДІ і т. д.); не користуйтеся професійним жаргоном та спеціальними термінами в розмові з непрофесіоналами; посміхайтеся і будьте доброзичливим співбесідником.

Вчіться вести документацію. Засновники та керівники підприємств малого бізнесу не тільки не мають досвіду у веденні великого обсягу документації, але часто просто не знають, як до цього приступити. Тема ведення документації заслуговує окремої книги, але все-таки бажає процвітати президент приділить окрему увагу таким деталям.

1) Як виконуються його вказівки?

2) Як він реєструє свою роботу?

3) Як складається його розпорядок дня?

4) Як фільтрується його пошта?

5) Як він відповідає на свою пошту?

Намагайтеся встановити оптимальний ритм менеджменту. Керівник будь-якого бізнесу повинен спробувати внести якомога більше порядку в роботу. Хоча деякий хаос завжди необхідний (а фактично і корисний), керівник повинен організувати різні види менеджменту так, щоб правильний вид управління автоматично був застосований для потрібного завдання. Він також повинен упевнитися, що апарат менеджменту, хоча на один-два рівні нижче нього, але надає йому максимум підтримки та допомоги.

Опановують мистецтво використання людського фактору в бізнесі. При безперечність питань про важливість найму, залучення та підготовки фахівців у цій галузі досвід показує, що більшість президентів і менеджерів проблему найму вважають складною. Зрештою, три головні критерії повинні бути виділені при наймі нового працівника:

1) високий рівень активності;

2) високі розумові здібності;

3) почуття здорового глузду.

Дуже корисний прийом при наймі - розписати лист прийняття на роботу з десятьма заголовками та відзначити здатності кандидата виконувати кожну функцію з точки зору наведених раніше критеріїв. Далі наведена таблиця для оцінки здібностей агента з продажу.

Якщо кандидат не набирає досить великий відсоток "пташок" на перетинах функції роботи і трьох істотних компонентів, то він, як видно, не годиться для даної діяльності. Те ж саме можна сказати і в тому випадку, якщо цих "пташок" немає ні в одній (або більше) рядку в усіх трьох колонках, навіть якщо один з рядків повністю заповнена.

12. Майте набір основних інструментів для головного керуючого. Головним тимчасовим гідністю менеджменту слід вважати можливість звільнити себе від контактів як із зовнішніми керівниками, так і з підлеглими. Проте часто трапляється, що долає в підсумку "паперова" робота. Один з основних ефективних інструментів, який може допомогти президенту, - це діловий щоденник, який містить всю головну інформацію, необхідну йому для імпровізованих обговорень з будь-яким підлеглим або з представником сторонніх організацій. Наприклад, президенту дзвонить представник податкової інспекції чи будь-хто з його підлеглих. Який мінімум інформації йому потрібен? Безцінний відповідь знайдеться в таких розділах записника: а) план-графік робіт; б) довгостроковий план; в) річний бюджет; г) останній прогноз; д) остання фінансова звітність; е) штатний розклад; ж) теми нарад з менеджерами; з ) інформація по основних проектах, оперативна інформація.