Упраління підприємством (процесний аспект) (1998)
2.4 Операції процесі управління
Процес управління за своїм змістом, особливостями і властивостями вимагає певної послідовності операцій і їх поєднання. Йому притаманні операції різного характеру - від чисто інтелектуальних до відносяться до практичної організації роботи. Управлінська операція являє собою закінчене доцільне дія або ряд дій, спрямованих на виконання певного завдання організаційного, економічного, соціального чи іншого характеру. Комплекс таких дій у рамках однієї операції може складатися з кількох елементів, тому операцію можна розглядати і як сукупність трудових рухів, що виконуються працівниками управлінського апарату при здійсненні тієї чи іншої роботи. До виконання відповідної операції працівник повинен бути належним чином підготовлений. У цьому йому допоможуть функціонально-посадові інструкції, технологічні карти, нормативи, процедурні правила та інші матеріали з проектування управління. Кожну операцію потрібно пов'язати з попередніми і подальшими операціями даного циклу процесу управління за строками, кількістю та якістю інформації. Виконання даної операції повинне бути пов'язане також із здійсненням інших операцій на ділянці. Все це необхідно врахувати організатору виробництва при проектуванні процесів управління. Неодмінною умовою успішного функціонування управляючої системи є чіткий поділ процесу управління на операції, а в разі необхідності - і їх раціональне комбінування, тобто кооперація праці в апараті управління, що забезпечує поєднання операцій в часі, а також раціональне розміщення робочих місць співробітників. Робота керівника складається з більшого чи меншого числа послідовних чи паралельних операцій і процедур, що становлять у цілому технологію управління, яку можна ілюструвати найпростішим прикладом. Для виконання операції передачі розпорядження начальника цеху останньому необхідно виконати п'ять дій: 1) зняти трубку телефону (або включити переговорний пристрій); 2) набрати номер (при наявності переговорного пристрою цього не потрібно); 3) назвати прізвище підлеглого; 4) передати розпорядження; 5) зробити відмітку про необхідність проконтролювати дане розпорядження. Щоб правильно організувати кожний функціональний процес в системі управління, організатору виробництва необхідно: визначити кількість, послідовність і характер операцій, які становлять цей процес; підібрати (розробити) для кожної операції відповідні способи, прийоми (методику), технічні засоби; визначити оптимальні умови протікання процесу під часі і в просторі. Для підвищення ефективності технології управління велике значення мають аналіз, дослідження організаційних операцій, опис їх у графічній або текстовій формі, типізація і стандартизація, а звідси й проектування, поєднання однорідних операцій, переведення їх на машинне виконання з метою зниження трудомісткості процесу управління. Процедури управління - це сукупність різноманітних управлінських операцій, що виконуються за певною схемою (алгоритмом). Процедура відображає порядок підготовки, розгляду, обговорення, виконання ряду послідовних чи паралельних операцій у процесі управління, припис про порядок виконання будь-якої роботи в апараті управління. Поняття «технологія управління» тісно пов'язане з процесом алгоритмізації операцій і процедур в рамках тих чи інших функцій керуючої системи. Збір та обробка інформації в керуючої системі, підготовка і прийняття управлінських рішень, організаторська робота по реалізації рішень - усі ці процеси керуючого впливу, виконувані організаторами виробництва, можуть розглядатися як деяка упорядкована послідовність операцій. Припис, що визначає зміст і послідовність операцій в будь-якому інформаційному й організаційному процесі, виступає в ролі процедури процесу управління. Операції та процедури, що виконуються організатором виробництва та його підлеглими, відрізняються один від одного за рядом ознак. Залежно від посадових категорій (керівники, фахівці, технічні виконавці) управлінські операції і процедури поділяються на творчі, логічні й технічні. ^ Творчі операції та процедури є найбільш складними, що вимагають порівняно високої кваліфікації працівників, тому що включають такі розумові дії, як порівняння, аналіз, вибірка, синтез, абстрагування, конкретизація, висновки , розрахунки, прогнози, прийняття рішень. Для виконання цих дій необхідний комплекс певних здібностей, знань, навичок, умінь, а також професійний досвід. Творчі процеси носять специфічний характер і в силу цього важко піддаються зовнішньому контролю, тому враховувати їх можна лише побічно, оцінюючи складність праці, а також кінцеві результати цієї діяльності. ^ Логічні операції та процедури виконуються у певній наперед заданої послідовності, тобто за розробленим алгоритмом. Вони можуть бути обумовлені, регламентовані відповідними інструктивними або нормативними документами (наприклад, розробка тих-промфінплану, складання бухгалтерського звіту, розрахунок потреби матеріалів). Логічні операції простіше творчих, але також вимагають від працівників управлінського апарату спеціальної підготовки. ^ Технічні операції (наприклад, розмноження документів, доставка пошти, арифметичні підрахунки, розноска даних в картотеки, ведення діловодства) характерні найбільшою частотою повторення, більш прості по виконанню, не вимагають високої кваліфікації працівника. Логічні та технічні операції можуть бути в значній мірі механізовані, тому широке впровадження технічних засобів у процеси управління виробництвом забезпечує зниження трудомісткості, витрат живої праці, сприяє скороченню витрат на утримання адміністративно-управлінського апарату. У праці багатьох працівників управлінського апарату переважають елементи творчості. Питома вага творчих операцій у керівників складає до 60%, у фахівців - до 40%. У праці технічних виконавців логічні операції складають до 20%, а інші витрати робочого часу припадають на технічні операції (збір, обробку інформації, підготовку та оформлення документації тощо).
2.4.2. Класифікація операцій Класифікація операцій та процедур по основних ознаках представлена на рис. 24. • Операції та процедури в залежності від їх змісту можуть бути інформаційними (пошук, збір, передача, обробка, зберігання різноманітної науково-технічної, економічної, оперативно-виробничої інформації); логіко-розумовими (вироблення та прийняття управлінських рішень щодо різних питань); організаційними (підбір і розстановка кадрів, постановка завдань виконавцям, інструктаж, оперативне планування, організація трудових процесів, адміністративне Розпорядництво, диспетчеризація, координація, контроль виконання). ^ У залежності від кількості елементів в операціях та операцій в процедурах вони можуть бути простими і складними. Прості операції містять до 20 елементів, складні операції - 20-30 елементів, а процедури - 100-1000 операцій. ^ За ступенем повторюваності розрізняються повторюються (рутинні) і неповторним операції і процедури. Перші постійно виконуються працівниками управлінського апарату. Вони важко піддаються виміру, аналізу, нормування і проектування. Наприклад, у структурі витрат робочого часу технічних виконавців такі операції та процедури займають до 80%. Це дозволяє здійснювати нормування праці даної категорії працівників, у праці яких велике місце займають повторюються процеси. Для діяльності фахівців і керівників усіх рівнів більш характерні неповторюваних (творчі) операції (процедури). • За рівнем механовооруженності розрізняють процедури ручні (виконуються без застосування оргтехніки), механізовані і автоматизовані (що виконуються за допомогою різних засобів обчислювальної та організаційної техніки). ^ За характером поєднання в часі управлінські операції і процедури поділяються на три основні типи: послідовні; паралельний; паралельно-послідовні (рис. 25). Сутність послідовного типу поєднання управлінських операцій (див. рис. 25, А) полягає в тому, що кожна наступна операція починається тільки після завершення попередньої.
За такої послідовної технології виконується наведена вище операція передачі розпорядження начальника (наприклад, цеху).
Паралельний тип (див. рис. 25, Б) характеризується одночасним виконанням різних операцій і процедур; він застосовується для прискорення процесу (наприклад, паралельна робота різних підрозділів підприємства над відповідними розділами п'ятирічного плану, техпромфінплану або річного звіту). Паралельно-послідовний тип (див. рис. 25, В) передбачає часткове суміщення суміжних операцій у часі і просторі (наприклад, керівник приймає рішення після візуального ознайомлення з інформаційним матеріалом, представленим виконавцем, якому може бути також доручено організовувати виконання рішення). При цьому можливі два варіанти тимчасових характеристик цього методу: перший, коли тривалість операції а (збір і переробка інформації) або в (організація виконання рішення) більше тривалості операції б (вироблення та прийняття рішення); друге, коли б операція триває довше, ніж а і в разом або окремо взяті. Цей часовий параметр пов'язаний головним чином з ерудицією і стилем роботи керівника, який може прийняти рішення швидко, без затримки або відкласти його на якийсь час.