Як вже зазначалося вище, предметом праці в управлінні є інформація. Апарат управління, працюючи з інформацією, збирає її, обробляє, зберігає і т. п. для використання в процесі підготовки та прийняття рішення. Технологія виконання таких робіт у сучасних умовах набуває особливої значущості. Технологія виконання управлінських робіт - це сукупність, поєднання, взаємодія різноманітних повторюваних процедур, операцій, що виконуються працівниками управлінського апарату в певній послідовності, на основі функціонального, професійного, кваліфікаційного і операційно-технологічного поділу праці. Технологія управлінських процесів розробляється для: • комплексів робіт (функцій, підфункції), що виконуються різними підрозділами апарату управління (при цьому визначаються основний набір документів і робіт, послідовність їх виконання, взаємозв'язку, склад беруть участь у виконанні функції); • комплексів робіт, що виконуються всередині структурного підрозділу (при цьому визначаються детальний перелік документів і робіт, послідовність їх виконання, взаємозв'язку; складу виконавців і розподіл робіт між ними, комплект засобів організаційної та обчислювальної техніки); • окремих робіт, що складаються з певного набору операцій (при цьому визначаються переліки використовуваних показників, набір операцій, послідовність, трудомісткість і методи їх виконання, взаємозв'язку між операціями, комплекс засобів організаційної та обчислювальної техніки). За видами технологія управлінських процесів підрозділяється на: ^ маршрутну, в якій вирішуються питання послідовності руху інформації (складання документів) між пунктами її переробки; ^ операційну, в якій вирішуються питання послідовності і складу операцій і методів їх виконання. Можлива типізація маршрутної технології виконання управлінських робіт для кожної роботи по групі однорідних підприємств чи для комплексу робіт. Операційна технологія за своєю структурою до певної міри може бути типовою для всіх управлінських робіт. Управлінська робота може бути збільшено представлена як пов'язана з собою сукупність логічних і технічних операцій (рис. 41). У додатку 2-4 на рис. 42-46 представлені технологічні схеми виконання логічних і технічних операцій, які досить широко застосовуються на промислових підприємствах різних галузей народного господарства. Ці схеми широко використовуються при проектуванні операційної технології робіт для визначення повного складу операцій і їх послідовності в процесі виконання конкретної роботи, поділу праці між виконавцями, вибору технічних засобів для виконання роботи. Вдосконалення існуючої технології управлінських процесів або розробка варіантів принципово нової технології виробляються в напрямку:
• зниження витрат праці на підготовку і прийняття рішень, часу на очікування інформації та «пролежування» документів при їх передачі; • скорочення загальних термінів підготовки документів та довжини маршрутів їхнього руху; • підвищення оперативності виконання робіт і ритмічності праці виконавців; • проведення уніфікації та типізації форм документів, поліпшення взаємоув'язку технологій робіт. При виборі раціонального варіанту технології управлінських робіт слід дотримуватися таких умов: • встановлення початку кожної роботи тільки після закінчення робіт, від яких вона залежить; • забезпечення мінімального числа зв'язків кооперації за рахунок підвищення замкнутості процесу складання документів в одному підрозділі; • одноразове перенесення даних з первинних документів в накопичувальні; • обмеження числа пунктів переробки інформації та ліквідація зворотних рухів документів від виконавця до виконавця; • виключення зайвих операцій та операцій з інформацією, що не використовується для підготовки та прийняття рішень; • скорочення дублювання і паралелізму в роботі при обробці інформації за рахунок одержання необхідної інформації з інших підрозділів; • підвищення рівня використання організаційної та обчислювальної техніки за рахунок концентрації однотипних технічних операцій в окремих виконавців або передачі їх у спеціалізовані підрозділи (комп'ютерні центри тощо п.); • максимальне використання одних і тих самих документів різними підрозділами для підготовки і прийняття рішень, підвищення коефіцієнта корисного використання інформації в роботі. Проектування технології управлінських робіт може здійснюватися шляхом прив'язки типізованих проектних рішень і розробки індивідуальних. Розробку проектних рішень по технології управлінських робіт слід проводити в два етапи. На першому етапі складаються списки управлінських робіт (результатів управлінських рішень), уточнюються картки вхідних, вихідних і проміжних документів, списки нормативно-довідкових документів, визначаються склад операцій і дати виконання робіт (табл. 7). На другому етапі за виконання окремих робіт підбираються картки вхідних і розроблюваних документів, визначаються постачальник і споживачі документів (інформації), виконавці, послідовність та алгоритм виконання операцій; розраховується трудомісткість операцій; розробляється маршрутна та операційна технологія виконання управлінських робіт (обробки документів), встановлюється перелік технічних коштів.
