Управління використанням капіталу
Системи і методи контролю використання капіталу
Внутрішній контроль використання капіталу являє собою організований підприємством процес перевірки виконання всіх управлінських рішень у цій сфері фінансової діяльності з метою реалізації розробленої стратегії і намічених показників поточних і оперативних планів.
Створення систем внутрішнього контролю є невід'ємною складовою частиною побудови всієї системи управління підприємством з метою забезпечення його ефективності. Системи внутрішнього контролю створюються на підприємстві за лінійним і функціональним принципом або одночасно поєднують в собі обидва ці принципи. В основі цих систем лежить поділ контрольних обов'язків окремих служб і їх менеджерів. У цих традиційних системах внутрішнього контролю органічною складовою частиною є і система контролю використання капіталу.
В останні роки в практиці країн з розвиненою ринковою економікою широкого поширення набула нова прогресивна комплексна система внутрішнього контролю, організована в компаніях та фірмах, яка називається контролінг. Концепція контролінгу була розроблена в 80-і роки як засіб активного запобігання кризовим ситуаціям, призводять підприємство до банкрутства. Принципом цієї концепції, що отримала назву "управління за відхиленнями", є оперативне порівняння основних планових (нормативних) і фактичних показників з метою виявлення відхилень між ними і визначення взаємозв'язку і взаємозалежності цих відхилень на підприємстві з метою впливу на вузлові чинники нормалізації діяльності. Система контролінгу починає впроваджуватися і в нашу практику.
У загальній системі контролінгу, організованого на підприємстві, виділяється один із центральних його блоків - фінансовий контролінг, в рамках якого формується блок контролінгу використання капіталу.
Контролінг використання капіталу являє собою контролюючу систему, що забезпечує концентрацію контрольних дій на найбільш пріоритетних напрямках цієї діяльності підприємства, своєчасне виявлення відхилень фактичних її результатів від передбачених та прийняття оперативних управлінських рішень, що забезпечують її нормалізацію.
Основними функціями контролінгу використання капіталу підприємства є:
• спостереження за ходом реалізації завдань з використання капіталу, встановлених системою відповідних цільових нормативів і планових показників;
• вимірювання ступеня відхилення фактичних результатів використання капіталу підприємства від передбачених;
• діагностування за розмірами відхилень серйозних порушень в планованому використанні капіталу підприємства і пов'язаного з цим погіршення його фінансового стану і зниження темпів економічного розвитку;
• коректування при необхідності цільових нормативів і планових показників використання капіталу у зв'язку зі зміною параметрів зовнішнього фінансового середовища; кон'юнктури ринків, пов'язаних з господарською діяльністю підприємства; внутрішніх умов здійснення цієї діяльності.
Як видно з цих функцій, контролінг використання капіталу не обмежується здійсненням лише внутрішнього контролю за цим процесом, але є ефективною координуючої системою забезпечення взаємозв'язку між формуванням інформаційної бази, аналізом, плануванням і внутрішнім контролем у цій сфері фінансової діяльності підприємства.
Побудова системи контролінгу на підприємстві в будь-функціональної його формі, включаючи і контролінг використання капіталу, базується на певних принципах, основними з яких є (рис. 3.16):
1. Спрямованість системи контролінгу на реалізацію розробленої стратегії підприємства. Для того, щоб бути ефективним фінансовий контролінг повинен носити стратегічний характер, тобто відображати основні пріоритети розвитку підприємства. Це визначає цілеспрямоване обмеження контрольованих господарських операцій. Великий контроль над усіма поточними операціями не має сенсу, тому що буде лише відволікати менеджерів від більш важливих цілей управління господарською діяльністю.
2. Багатофункціональність контролінгу. Він повинен забезпечувати контроль пріоритетних показників розвитку не тільки по підприємству в цілому, але і в розрізі окремих його центрів відповідальності, передбачати можливість порівняння контрольованих показників з середньогалузевими, забезпечувати взаємозв'язок контрольованих фінансових показників, включаючи показники використання капіталу, з іншими найважливішими показниками господарської діяльності підприємства.
Малюнок 3.16. Склад основних принципів побудови системи контролінгу на підприємстві.
3. Орієнтованість контролінгу на кількісні стандарти. Ефективність контрольних дій значно зростає, якщо контрольовані стандарти діяльності виражені конкретними кількісними показниками. Це не означає, що контролінг не повинен охоплювати якісні аспекти - мова йде лише про те, що ці якісні аспекти повинні бути виражені в системі кількісних стандартів, що виключить різне їх тлумачення.
4. Відповідність методів контролінгу специфіці методів аналізу і планування. У процесі організації внутрішнього контролю необхідно орієнтуватися на весь арсенал раніше розглянутих систем і методів планування використання капіталу (при підготовці стандартів контролю) та його аналізу (при підготовці показників, що відображають фактично досягнуті результати, і виявленні причин їх відхилень від стандартів).
5. Своєчасність операцій контролінгу. Ця своєчасність полягає не у високій швидкості або частоті здійснення контрольних функцій, а в адекватності періодів контрольних дій періоду здійснення окремих операцій, пов'язаних з використанням капіталу. Головна умова своєчасності контролінгу полягає в наступному: він повинен носити характер "раннього попередження кризового розвитку", тобто дозволяти усувати поточні відхилення перш, ніж вони приймуть серйозний характер.
6. Гнучкість побудови контролінгу. Внутрішній контроль повинен бути побудований з урахуванням можливості пристосування до нових фінансових інструментів; до нових форм і видів здійснення операційної, інвестиційної та фінансової діяльності; до нових технологій і методів здійснення господарських операцій. Без достатнього ступеня гнучкості система контролінгу не буде ефективною навіть в тих областях контролю господарської діяльності, для яких вона спочатку будувалася.
7. Простота побудови контролінгу. Найпростіші форми і методи внутрішнього контролю, побудованого у відповідності з його цілями, вимагають менших зусиль контролюючих менеджерів і, як правило, більш економічні. Надмірна складність побудови контролінгу може бути не зрозуміла або не підтримана його операторами а також вимагати істотного збільшення потоку інформації для його здійснення.
8. Економічність контролінгу. Витрати по здійсненню контролінгу повинні бути мінімізовані з позицій їх адекватності ефекту цього контролю. Це означає, що обсяг витрат з організації контролінгу не повинен перевищувати розміру того ефекту (зниження витрат, приросту доходів, збільшення прибутку тощо), який досягається в процесі його здійснення.
З урахуванням перерахованих принципів контролінг використання капіталу підприємства будується за наступними основними етапами (рис. 3.17):
Малюнок 3.17. Зміст і послідовність етапів побудови системи контролінгу використання капіталу підприємстві.
1. Визначення об'єкта контролінгу. Це загальна вимога до побудови будь-яких видів контролінгу на підприємстві з позицій цільової його орієнтації. Об'єктом контролінгу використанням капіталу є управлінські рішення по основним аспектам фінансової діяльності підприємств у цій області.
2. Визначення видів і сфери контролінгу. Відповідно до концепції побудови системи контролінгу, він поділяється на такі основні види: стратегічний контролінг; поточний контролінг; оперативний контролінг. Кожному з перерахованих видів контролінгу повинна відповідати певна його сфера і періодичність здійснення його функцій. У таблиці 3.4. наведено основні характеристики окремих видів контролінгу використання капіталу на підприємстві.
Таблиця 3.4.
Характеристика окремих видів контролінгу використання капіталу підприємства
| Види контролінгу використання капіталу | Основна сфера контролінгу | Основний контрольний період |
| 1. Стратегічний контролінг 2. Поточний контролінг 3. Оперативний контролінг | Контроль реалізації стратегії використання капіталу і її цільових показників Контроль виконання показників використання капіталу в системі поточних фінансових планів Контроль виконання бюджетів з питань використання капіталу | Квартал; рік Місяць; квартал Тиждень; декада; місяць |
3. Формування системи пріоритетів контрольованих показників. Вся система показників, що входять в сферу кожного виду контролінгу використанням капіталу, ранжирується по значимості. У процесі такого ранжування спочатку в систему пріоритетів першого рівня відбираються найбільш важливі з контрольованих показників даного виду контролінгу; потім формується система пріоритетів другого рівня, показники якого знаходяться в факторної зв'язку з показниками пріоритетів першого рівня; аналогічним чином формується система пріоритетів третього і наступних рівнів. Такий підхід до формування системи контрольованих показників полегшує підхід до їх розкладанню при наступному поясненні причин відхилення фактичних величин від передбачених відповідними завданнями.
При формуванні системи пріоритетів слід їсти, що вони можуть носити різний характер для окремих типів центрів відповідальності; для окремих напрямків господарської діяльності підприємства; для різних аспектів розподілу та використання капіталу. Однак при цьому повинна бути забезпечена як ієрархічна свідомість всіх контрольованих показників по підприємству в цілому, так і їх зводиться за окремими напрямами господарської діяльності.
Приклад формування системи пріоритетів контрольованого показника періоду обороту капіталу, що використовується в операційній діяльності наведено в таблиці 3.5.
Таблиця 3.5.
Приклад формування системи пріоритетів контрольованого показника періоду обороту капіталу, що використовується в операційній діяльності підприємства
| Пріоритети першого порядку | Пріоритети другого порядку | Пріоритети третього порядку |
| Період обороту капіталу в операційній діяльності | Період обороту операційного основного капіталу | Період обороту операційних основних засобів |
| Період обороту операційних нематеріальних активів | ||
| Період обороту оборотного капіталу | Період обороту запасів сировини, матеріалів і напівфабрикатів | |
| Період обороту запасів готової продукції | ||
| Період обороту дебіторської заборгованості | ||
| Період обороту грошових активів | ||
| Період обороту інших видів оборотного капіталу |
5. Побудова системи моніторингу показників, що включаються в контролінг використання капіталу. Система моніторингу (або як її часто перекладають "стежить система") складає основу контролінга, найактивнішу частину його механізму. Система моніторингу використання капіталу являє собою розроблений на підприємстві механізм постійного спостереження за контрольованими показниками у цій галузі фінансової діяльності, визначення розмірів відхилень фактичних результатів від передбачених і виявлення причин цих відхилень.
Побудова системи моніторингу контрольованих показників використання капіталу охоплює такі основні етапи (рис. 3.18):
а) Побудова системи інформативних звітних показників по кожному виду контролінгу використання капіталу грунтується на даних фінансового та управлінського обліку. Ця система являє собою так звану "первинну інформаційну базу спостереження", необхідну для наступного розрахунку агрегованих по підприємству окремих аналітичних абсолютних і відносних фінансових показників, що характеризують результати фінансової діяльності підприємства в цій області.
б) Розробка системи узагальнюючих (аналітичних) показників, що відображають фактичні результати досягнення передбачених кількісних стандартів контролю, здійснюється в чіткій відповідності з системою показників використання капіталу.
| А. Побудова системи інформативних звітних показників по кожному виду контролінгу використання капіталу |
| Б. Розробка системи узагальнюючих (аналітичних) показників, що відображають фактичні результати досягнення передбачених кількісних стандартів контролю |
| В. Визначення структури і показників форм контрольних звітів виконавців |
| Г. Визначення контрольних періодів по кожному виду контролінгу використання капіталу і кожній групі контрольованих показників |
| Д. Встановлення розмірів відхилень фактичних результатів контрольованих показників від встановлених стандартів |
| Є. Виявлення основних причин відхилень фактичних результатів контрольованих показників від встановлених стандартів |
Малюнок 3.18. Зміст і послідовність основних етапів побудови системи моніторингу контрольованих показників фінансової діяльності підприємства, пов'язаної з використанням капіталу.
При цьому забезпечується повна порівнянність кількісного вираження Встановлених стандартів і контрольованих аналітичних показників. У процесі розробки такої системи будуються алгоритми розрахунку окремих узагальнюючих (аналітичних) показників з використанням первинної інформаційної бази спостереження і розглянутих методів фінансового аналізу.
в) Визначення структури і показників форм контрольних звітів (рапортів) виконавців покликане сформувати систему носіїв контрольної інформації.
Для забезпечення ефективності контролінгу така форма звіту повинна бути стандартизована і містити наступну інформацію:
• фактично досягнуте значення контрольованого показника (у зіставленні з передбаченим);
• розмір відхилення фактично досягнутого значення контрольованого показника від передбаченого;
• факторний розкладання розміру відхилення (якщо контрольований показник піддається кількісному розкладанню на окремі складові). Алгоритм такого розкладу повинен бути визначений і доведений до кожного виконавця заздалегідь;
• пояснення причин негативних відхилень по показнику в цілому і окремим його складовим;
• вказівка осіб, винних у негативному відхиленні показника, якщо це відхилення викликано внутрішніми чинниками діяльності підрозділу.
Форма стандартного контрольного звіту (рапорту) виконавця диференціюється у відповідності до змісту доведеного йому бюджету (плану).
г) Визначення контрольних періодів по кожному виду контролінгу використання капіталу і кожній групі контрольованих показників у цілому грунтується на рекомендаціях, викладених у таблиці 3.4. Конкретизація контрольного періоду по видам контролінгу і групам показників визначається "терміновістю реагування", необхідною для ефективного управління використанням капіталу на даному підприємстві. З урахуванням цього принципу виділяють:
• тижневий (декадний) контрольний звіт;
• місячний контрольний звіт;
• квартальний контрольний звіт.
д) Встановлення розмірів відхилень фактичних результатів контрольованих показників від встановлених стандартів здійснюється як в абсолютних, так і у відносних показниках. Так як кожний показник міститься в контрольних звітах виконавців, на даній стадії він агрегується в рамках підприємства в цілому. При цьому за відносними показниками всі відхилення поділяються на три групи:
• позитивне відхилення;
• негативне "допустиме" відхилення;
• негативне "критичне" відхилення.
Для проведення такої градації на кожному підприємстві має бути визначено критерій "критичних" відхилень, який може бути диференційований по контрольних періодів. В якості критерію "критичного" відхилення може бути прийняте відхилення у розмірі 20 і більше відсотків по тижневому (декадні) контрольного періоду; 15 і більше відсотків за місячним періоду; 10 і більше відсотків по квартального періоду.
е) Виявлення основних причин відхилень фактичних результатів контрольованих показників від встановлених стандартів проводиться по підприємству в цілому і по окремим "центрам відповідальності". У процесі такого аналізу виділяються і розглядаються ті показники контролінгу, за якими спостерігаються "критичні" відхилення від цільових нормативів, завдань поточних планів і бюджетів. По кожному "критичного" відхиленню (а при необхідності і менш значущим розмірами відхилень показників пріоритетів першого порядку) повинні бути виявлені викликали їх причини. У процесі здійснення такого аналізу в цілому по підприємству використовуються відповідні розділи контрольних звітів виконавців.
Розроблена система моніторингу повинна коригуватися при зміні цілей контролінгу використання капіталу і системи показників поточних планів і бюджетів.
6. Формування системи алгоритмів дій по усуненню відхилень є заключним етапом побудови контролінгу використання капіталу підприємства. Принципова система дій менеджерів підприємства в цьому випадку полягає в трьох алгоритмах (рис. 3.19).
а) "Нічого не робити". Ця форма реагування передбачається в тих випадках, коли розмір негативних відхилень значно нижче передбаченого "критичного" критерію.
б) "Усунути відхилення". Така система дій передбачає процедуру пошуку і реалізації резервів по забезпеченню виконання цільових, планових або нормативних показників по використанню капіталу. При цьому резерви розглядаються в розрізі різних аспектів цієї діяльності і окремих фінансових операцій. В якості таких можливостей може бути розглянута
Малюнок 3.19. формування принципових алгоритмів дій по усуненню різних видів відхилень фактичних результатів фінансової діяльності з використання капіталу від передбачених.
доцільність введення посиленого режиму економії (за принципом "відсікання зайвого"), використання системи фінансових резервів та інші.
в) Змінити систему планових або нормативних показників ". Така система дій робиться в тих випадках, якщо можливості нормалізації окремих аспектів фінансової діяльності з використання капіталу обмежені або взагалі відсутні. У цьому випадку за результатами моніторингу використання капіталу вносяться пропозиції щодо коригування системи цільових стратегічних нормативів, показників поточних фінансових планів або окремих бюджетів. В окремих критичних випадках може бути обгрунтовано пропозицію про припинення окремих виробничих, інвестиційних та фінансових операцій і навіть діяльності окремих центрів витрат і інвестицій.
Впровадження на підприємстві системи контролінгу використання капіталу дозволить істотно підвищити ефективність всього процесу управління його фінансовою діяльністю.