Бізнес-планування (2006)

Сенс виділення проекту із системи поточної діяльності організаційної структури полягає в тому, щоб забезпечити максимальне зосередження його виконавців на досягненні мети. Тому необхідно включити до складу проектних робіт лише ті, що безпосередньо мають риси проектних, тобто одночасно є унікальними, обмеженими у часі й спрямованими на досягнення конкретної мети.

У діловому плані може обґрунтовуватися досить велика кількість напрямів реалізації бізнес-ідеї, але далеко не всі вони мають характер проектних, тобто характеризуються тимчасовістю, унікальністю та чітко виділеною цільовою спрямованістю на цілком конкретний результат. Крім того, ці напрями поділяються на ті, які безпосередньо спрямовані на створення продукту проекту, і ті, які забезпечують його ефективну експлуатацію. Для того щоб проект реалізовувався найбільш плідним засобом, необхідно в першу чергу виділити з загального кола робіт ті, які мають ознаки проектних. Це дасть змогу максимально сконцентруватися саме на продукті проекту, а звісно забезпечити його створення найбільш раціонально.

Отже, однією з передумов успішного виконання проекту є чітке визначення параметрів проекту, які підлягають управлінню. Тут має виконуватися правило: "Нічого зайвого, що безпосередньо не пов'язано зі створенням продукту проекту, матеріалізації його мети". Керованими параметрами проекту є:

обсяг і види робіт, які необхідно виконати для завершення проекту, або його зміст;

дотримання бюджету проекту;

термін завершення проекту;

якість проектних рішень.

У цих межах персоналу, який призначений для виконання проекту, повинні надаватися максимальні права. І навпаки, все те, що не пов'язано безпосередньо з цими параметрами, має вирішуватися у рамках поточної діяльності замовника проекту.

Звичайно, вказані керовані параметри проектів, пов'язаних з бізнесом, формуються у бізнес-планах, які складаються задля отримання фінансування. Звісно, що у цьому документі не можна все ретельно обчислити, до того ж завдання бізнес-плану трохи інші — довести перспективність ідеї та навести докази можливості її втілення у життя. На етапі проекту необхідно конкретизувати напрями реалізації ідеї, а тому цілком ймовірно, що при цьому будуть уточнені вартісні й часові параметри реалізації проекту.

Ця обставина визначає відсутність жорсткого характеру параметрів проекту, які підлягають управлінню. Особливо це стосується перших трьох із них. Менеджер проекту має право на їх корективи в межах, які не ставлять під загрозу сутність проектних робіт та їх результатів. Крім того, треба пам'ятати, що перелічені межі проекту є багато в чому взаємопов'язаними. Зокрема це стосується вартісних та часових параметрів.

Усім відоме прислів'я: "Час — це гроші". Але при виконанні проектів воно має звучати: "Час дорожчий за гроші", особливо якщо проекти мають маркетингову спрямованість. Дуже часто трапляється, що затримка з реалізацією проекту призводить до значного погіршення показників його ефективності чи повної її втрати.

Тому дилема: "Витратити більше грошей, але завершити проект своєчасно" звичайно вирішується на користь останнього параметра. У бізнес-проектах, особливо у малих, вартість власне проектних робіт значно поступається загальним витратам у терміні окупності. Тобто витрати, які здійснюються в проектному періоді, менші, ніж прибутки, які очікується отримати за той самий період часу. Це зрозуміло хоча б тому, що в протилежному випадку проект не буде мати комерційної перспективи.

Тому якщо вимоги менеджера проекту обґрунтовані, замовники сприймають їх, хоч і без особливого задоволення, особливо якщо це стосується дотримання термінів завершення проектних робіт.

Здійснити проект у відповідний термін — головне завдання управління проектами. Порушення термінів виконання робіт може призвести до того, що коли проект стане реальністю, то може бути вже нікому не потрібним або, в кращому випадку, забезпечить значно менші прибутки. Це є аксіомою конкурентного середовища, а тому параметри витратності мають у проектному менеджменті другорядне значення.

Навпаки, якість проектних рішень, тобто досягнення нововведенням тих параметрів, які були задекларовані у бізнес-плані, визначають сутність ідеї. Без їх досягнення ставляться під загрозу розрахунки обсягу продажу та ринкової ціни нових продуктів, а звісно, і фінансові результати проекту. Не потрібно додатково доводити, що ці наслідки набагато серйозніші, ніж збільшення витрат на виконання безпосередньо проекту. Тому забезпечення якості проектних рішень належить до жорсткого керованого параметра проекту. Менеджеру проекту не дозволяється їх змінювати, а якщо в результаті виконання виявиться об'єктивна неможливість досягнення планової якості, то подальшу долю проекту вирішують вищі керівники учасників проекту.