Бізнес-планування (2006)

Розробка календарного плану означає визначення конкретних дат "старту" й "фінішу" окремих робіт, етапів та всього проекту, умов виконання робіт, відповідальних виконавців.

Широке впровадження в практику проектного менеджменту програмних засобів значно полегшило роботу з формування календарного плану за рахунок скорочення числа рутинних операцій. При цьому вивільняється час для творчих дій, спрямованих на поліпшення самого проекту.

Роз'яснення матеріалу подається на прикладі використання програмного продукту фірми "Primavera" — "Sure Trak Project Management (ST)". Основи здійснення календарного планування у середовищі ST надають загальні відомості про здійснення операцій щодо цього процесу. Вони мають бути поглиблені на практичних заняттях, присвячених створенню календарного плану навчального проекту.

Вхідними даними для формування календарного плану проекту є:

сітьова діаграма проекту;

оцінка тривалості робіт;

вимоги до ресурсів;

описання ресурсів;

календарі;

обмеження;

допущення;

випередження та запізнення.

Більшість з указаних вхідних даних формується при плануванні змісту проекту, процеси якого було розглянуто в попередніх параграфах теми. Інші характеристики вказуються безпосередньо при формуванні вхідної інформації в середовищі ST.

Відкривши новий проект, необхідно насамперед провести кодування робіт. Воно складається з визначення словників або категорій; створення списку кодів для кожного словника, а також надання кодів окремим проектним роботам. Ці дії можна здійснювати кількома шляхами:

через відкриття таблиці "Словників" у відповідному діалоговому вікні;

через відкриття таблиці "Характеристик робіт".

Словники кодів робіт призначені для створення можливості проведення дій із подальшого групування, створення окремих масивів тощо. В нашому прикладі (табл. 18.2) виділяється 3 фази робіт:

Придбання та монтаж обладнання (роботи 1.1—1.7).

Виконання робіт з ремонту орендованого приміщення (2.1—2.5).

Виготовлення дослідної партії товару (3.1—3.7).

Для того щоб виділити їх у календарному плані проекту, у вікні "Коди робіт" необхідно задати ім'я словника, наприклад PHAS (від слова фаза), а нижче відповідні коди й найменування цих етапів (табл. 18.3).

Коди словників вказуються виключно латинським шрифтом і не більше чотирьох літер, тому код має бути зрозумілим користувачам майбутнього календарного плану.

Словників можна складати стільки, скільки потрібно. В нашому прикладі їх два: фази проектних робіт і відповідальні за їх проведення. Для того щоб співвіднести конкретну роботу, до кожного словника слід зробити відповідний вибір при відкритті вікна "Формат роботи".

У цьому вікні зосереджена вся інформація про кожну окрему роботу. Спочатку у відкритих віконцях вказують її найменування, присвоюють індивідуальний код (ID), вказуються терміни їх виконання та відповідні коди зі сформованих словників.

Кожній з робіт можна задати календар її виконання. Базовий календар є звичайним календарем з 5-денним робочим тижнем і має код "1". Водночас бувають випадки, коли окремі роботи можуть виконуватися тільки в конкретний період часу. Наприклад, робітники, які виготовляють дослідну партію, можуть виконувати проектні роботи тільки у вихідні дні, тому що у робочі дні вони зайняті своїми поточними обов'язками. Щоб ST міг врахувати цю особливість, щодо таких робіт необхідно сформувати індивідуальні календарі. Зробити це дуже просто: вибираючи в закладці календарів "Новий", треба відмітити в ньому робочі та неробочі дні, а потім присвоїти цьому календарю індивідуальний номер (код), наприклад "2".

Однією з важливих характеристик робіт є ресурси на її виконання. Зазвичай при здійсненні планування проекту до складу ресурсів залучаються ті, які залучені зовні. їх склад визначається на етапі планування змісту проекту. Так, для виконання проектної роботи 1.3 "Укладання контракту" КМП потрібен переклад з італійської, який у період відрядження допомагає вести переговори з фірмою — постачальником обладнання. Включення цього ресурсу до календарного плану відбувається через занесення відповідних даних у таблицю, яка відкривається в діалоговому вікні "Словник ресурсів" (табл. 18.4).

У полі "Одиниці" визначається одиниця вимірювання споживання цього ресурсу.

У полі "Вартість" — витрати за споживання конкретного ресурсу в одиницю виміру. Наприклад, КМП уклало договір з консалтинговою фірмою з надання послуг юриста й перекладача для здійснення проектних робіт. У договорі зазначаються суми сплати за використання послуг цих фахівців. Крім того, до них додаються прямі витрати фірми (треба сплачувати за проживання перекладача в готелі, купувати для нього квиток на літак тощо). Ці витрати додаються до вартості послуг.

Бувають випадки, коли при використанні ресурсів формується дохід. Якщо таке передбачається, то дані передбачених доходів враховуються у відповідній графі.

Наступні поля призначені для визначення ознак керованості та вирівнювання ресурсів. Про ці ознаки буде зазначено у наступному параграфі.

Календарі ресурсів (графа "Клн." в табл. 18.4) мають той же сенс, що і календарі робіт, порядок використання й формування яких було наведено вище.

Зв'язки між окремими роботами у середовищі ST найбільш доцільно формувати, використовуючи меню характеристик робіт. При цьому достатньо вказати характер зв'язку, а потім вказати код попередніх чи наступних робіт.

Після закінчення опису характеристик кожної роботи вони автоматично з'являються на головному екрані користувача. З введенням останньої характеристики закінчується формування календарного плану. Тобто всі процедури розрахунку плану, включаючи визначення критичного шляху, програмою вирішуються автоматично, реалізуючи алгоритм "Метод критичного шляху".

Як було зазначено вище, основною перевагою "Методу критичного шляху" є можливість визначення найбільш раціонального способу спрямування ресурсів на виконання окремих робіт з метою скорочення терміну виконання всього проекту. Ця процедура при формуванні календарного плану проекту має назву "стиснення тривалості".