Бізнес-планування (2006)
18.3. оцінювання тривалості й вартості проектних робіт
Обмеження — це чинники, які визначають границі вибору варіантів вирішення конкретного питання. До їх складу слід віднести: визначення конкретного субпідрядника виконання робіт, наявність визначеного часу завершення роботи, обмеження у виборі виробничого приміщення тощо.
Допущення — це чинники, які для цілей планування розглядаються як істинні, реальні або визначені. Використання допущень дає змогу певною мірою скоротити витрати на формування плану, але водночас включають певну міру ризику. Наприклад, ми припускаємо, що нам вдасться під час здійснення робіт 1.1 та 1.2 (див. табл. 18.1) визначитися з єдиним постачальником устаткування. У цьому випадку на виконання етапу 1.3 достатньо буде відвести 3 дні, що вистачить на здійснення процедур з оформлення та підписання контракту з іноземним постачальником.
Під спроможністю ресурсів у проектному менеджменті припускається їх можливість впливу на термін виконання елементарної проектної роботи. У зв'язку з цим розрізняють два типи робіт:
роботи з фіксованим терміном (некеровані роботи);
роботи з фіксованим обсягом (керовані роботи).
Некеровані роботи мають визначений термін виконання, на який не впливає кількість залучених для їх виконання ресурсів: неможливо скоротити час, призначений на виконання певної роботи, залучивши для її виконання більше ресурсів. Тобто на час досягнення конкретної події впливають інші фактори, які не залежать від кількості виконавців. Наведемо простий приклад: монтаж обладнання потребує виконання робіт із будівництва бетонних підмурків. Згідно з будівельними нормами на це треба відвести 5 днів. Причому з них 4 дні бетон має вистоятися. Звісно, що ніяке збільшення кількості робітників не в змозі вплинути на цей природний процес.
Керовані роботи мають тривалість, яка залежить від кількості призначених для її виконання ресурсів (виконавців). Таким чином, для робіт з фіксованим обсягом можливе використання варіанта безпосереднього розрахунку тривалості, виходячи з інформації про планований обсяг робіт та кількості ресурсів, які доступні для залучення.
Конкретні умови виконання кожного проекту визначають різну спроможність ресурсів (людських і матеріальних), які залучені для їх виконання. Так, члени КМП згідно з прийнятою схемою реалізації проекту можуть відводити для його виконання неповний робочий день, що об'єктивно впливає на збільшення терміну їх завершення.
Методами для здійснення оцінки тривалості є:
аналогові оцінки;
моделювання.
Експертні оцінки є найбільш поширеними при плануванні проекту, тому що однією з їх ознак є унікальність. Крім того, часто важко оцінити тривалість робіт, оскільки на них впливає багато індивідуальних чинників. Не маючи досвіду в конкретній галузі, дуже важко скласти модель процесу виконання роботи, а якщо вона і буде сформована, то ймовірність помилки буде значною. В цих умовах висновки експертів, що ґрунтуються на інформації з архіву, мають дуже велику цінність.
Оцінка на основі аналогів полягає у використанні інформації про тривалість попередньої аналогічної роботи для визначення тривалості наступних робіт. Інша назва цього методу: "оцінка зверху — вниз". Якщо проекти в цілому, їхні окремі етапи або елементарні роботи схожі не тільки за формою, а й за змістом, то використання цього методу дає надійні оцінки.
Моделювання включає розрахунки термінів з певним набором допущень. Найбільш відомим є метод "Монте-Карло", в якому розподіл імовірних результатів визначається за кожним видом роботи і використовується для розрахунку розподілу ймовірних результатів за проектом в цілому. Найбільш поширеним є також метод ігрового моделювання, за якого виконав-цями-фахівцями моделюється ситуація виконання роботи і аналізуються всі виявлені чинники, які можуть вплинути на термін виконання роботи.
При оцінюванні тривалості окремих робіт дуже важливо враховувати прогнози прямих їх виконавців. Навіть якщо вони суттєво розходяться з іншими даними, саме виконавець є найбільш зацікавленим в отриманні достовірних результатів. Крім того, треба враховувати, що перед КМП постає завдання скласти не оптимістичний, а найбільш реальний план. А тому певний песимізм в оцінці витрат часу, властивий майбутнім виконавцям робіт, є цілком доречним.
У результаті оцінювання тривалості робіт мають бути визначені найбільш імовірні терміни їх завершення у конкретних одиницях виміру (години, дні, тижні, місяці). Для робіт, які містять елементи невизначеності, слід вказувати інтервал можливих результатів. Наприклад, виконання роботи потребує 17 днів з можливим перевищенням цього терміну на 2—3 дні.
Паралельно з оцінкою тривалості робіт здійснюється визначення ресурсів на їх проведення. Воно включає процеси планування ресурсів, тобто визначення того, які ресурси і в якій кількості мають бути задіяні для виконання проекту, а також оцінка їх вартості.
Треба розрізняти оцінку ресурсів і вартості, яка виконувалася на етапі бізнес-планування з подібними роботами при реалізації проекту. В бізнес-плані основним завданням є отримання загальних результатів розрахунків коштів, які необхідно залучити для виконання проекту. При цьому ця оцінка використовувалася для отримання висновку про саму доцільність реалізації проекту й можливу величину показників ефективності.
На стадії реалізації проекту такої загальної оцінки не достатньо. Навіть отримавши кошти на виконання проекту, необхідно забезпечити їх раціональне використання, а це можна зробити тільки на основі детального плану ресурсного забезпечення проекту. Крім того, на етапі проекту необхідно проробити альтернативні варіанти залучення ресурсів для виконання проектних робіт, а також формування резервів на випадок непередбачених подій та планових прорахунків.
Методи планування ресурсів аналогічні методам планування тривалості окремих робіт. Тут також найважливіше значення мають експертні оцінки прямих виконавців та відповідальних членів КМП з урахуванням особливостей умов реалізації проекту.
Стосовно керованих робіт широко використовуються нормативні методи планування, які відомі вам із відповідного курсу.
Результатами з планування ресурсів є формування вимог до ресурсів, а також кошторис витрат.
Вимоги до ресурсів — це описання того, які типі ресурсів і в яких кількостях необхідно залучити для виконання кожної елементарної роботи й проекту в цілому. Визначені ресурси можуть бути отримані для виконання проекту шляхом комплектування штату або шляхом закупівель.