Бізнес-планування (2006)

Необхідність контролю вартості виникає внаслідок виникнення чинників, які призводять до можливості перевитрат бюджету проекту. Він спрямований на управління змінами з метою зменшення негативних наслідків цих чинників. Контроль вартості включає:

відстежування вартісного виконання для своєчасного виявлення відхилень від планових завдань;

гарантування того, що всі відповідні зміни точно відображені у вартісній основі;

запобігання включенню у вартісну основу неправильних, невідповідних або незатверджених змін;

інформування відповідних зацікавлених осіб про затверджені зміни;

• виправлення помилкових або не зовсім обґрунтованих рішень, які були заплановані раніше.

Контроль вартості має три складові. Насамперед це власне облікова функція. Вона передбачає оцінку фактичної вартості виконаних робіт та витрачених ресурсів. Друга, аналітична функція передбачає дії з виявлення причин відхилень, причому як негативного, так і позитивного плану. Третя — це прогнозна складова, тобто оцінка фактичного обсягу витрат на кінець реалізації проекту (вартість по завершенні).

Контроль вартості має бути максимально інтегрованим з іншими процесами контролю. Це необхідно для запобігання негативним наслідкам у інших параметрах проекту при коригуванні вартісних параметрів. Наприклад, бажання знизити бюджетні витрати може сприяти затримці виконання проекту в цілому або погіршити якість проектного продукту, що набагато гірше, ніж перевитрати бюджету.

Контроль вартості здійснюється за допомогою двох основних методів: традиційного та методу освоєного обсягу.

Традиційний метод контролю використовує такі показники: планові (бюджетні витрати) та фактичні витрати.

Планові (бюджетні) витрати — це бюджетна вартість робіт, запланованих згідно з розкладом, або кількість ресурсу, який має бути використаний до встановленого терміну (поточної дати).

Фактичні витрати — це вартість фактично виконаних робіт на визначену дату, або кількість ресурсу, яка фактично використана до встановленого терміну.

Розходження за витратами згідно з традиційним методом визначається як проста різниця між плановими та фактичними витратами (рис 20.2).

Цей метод простий у використанні, проте у нього є один суттєвий недолік. Він полягає в тому, що при його застосуванні не враховується вплив відхилень за календарним планом виконання робіт. Наприклад, у результаті порівняння може виявитися, що фактичні витрати становили 97 % від запланованого рівня. Але робити висновки про наявну економію бюджетних коштів було б дуже необачно. Може статися, що це відхилення відбувається на фоні затримки виконання робіт, тобто при фактичному завершенні до встановленого терміну тільки 75 % з них. Тобто потрібно вести мову про значне перебільшення бюджетних витрат, а не навпаки.

Цей недолік, який може призвести до неправильних висновків, усувається при використанні методу освоєного обсягу. Він ґрунтується на відношенні фактичних витрат до обсягу робіт, які мають бути виконані у визначений термін. Тобто освоєний обсяг — це планова вартість фактично виконаної роботи або кількість ресурсу, яку потрібно було використати у визначений час.

Тобто саме визначення освоєного обсягу ніяк не пов'язане з фактичними витратами за проектом або окремими роботами.

Відхилення за витратами згідно з методикою освоєного обсягу визначається як різниця між фактичними витратами ресурсу та освоєним обсягом, а відхилення від графіка є різницею між плановими витратами та освоєним обсягом.

Основною перевагою методики освоєного обсягу є можливість попереднього виявлення можливості перевищення бюджетних витрат. Практика проектного менеджменту свідчить, що його можна застосовувати на момент досягнення 15 % -го рівня завершення робіт, що дає змогу оцінити чинники відхилення і прийняти відповідні управлінські рішення.

Різницю між застосуванням традиційного методу та методу освоєного обсягу розглянемо за допомогою умовного прикладу, наведеного в табл. 20.1.

Таким чином, розрахунки традиційним методом вказують на абсолютну економію бюджету в сумі 2200 грн. Але якщо порівняти їх з фактичним використанням ресурсу, то картина виявляється зовсім інша. У зв'язку з тим, що деякі роботи значно запізнюються з виконанням, фактичні перевитрати бюджету з урахуванням цього чинника становлять 4650 грн. Якщо метод освоєного обсягу дає змогу отримати більш точну оцінку виконання бюджету проекту та окремих його робіт, то за його допомогою можна здійснювати прогнозну оцінку того, які будуть витрати за проектом при його завершенні.