Основи менеджменту (2014)

Техніка аналізу АБВ походить з досвіду, згідно з яким частка у відсотках більш важливих і менш важливих справ у загальній кількості залишається в цілому незмінною. Окремі завдання діляться на три класи, у відповідності до їх значення з точки зору досягнення професійної та особистої мети. Багато керівників вже працюють за цим принципом і найважливіші завдання вони виконують в першу чергу. Необхідно планувати час у відповідності до значення і важливості завдань, а не їх питомої ваги в загальній кількості справ.

Аналіз АБВ грунтується на слідуючих трьох закономірностях, підтверджених досвідом. Найважливіші завдання (категорія А) складають близько 15 % кількості всіх завдань і справ, якими зайнятий керівник. Власна значимість цих завдань складає, однак, приблизно 65 %. На важливі завдання (категорія Б) припадає в середньому 20 % загального числа і також 20 % значимості завдань і справ керівника.

Менш важливі і несуттєві завдання (категорія В) складають, навпаки, 65 % загального числа завдань, але мають незначну частку - 15 % в загальній "вартості" всіх справ, які повинен виконати менеджер. Згідно з висновками аналізу АБВ рекомендується за найважливіші, тобто справи категорії А, братися в першу чергу, щоб з допомогою небагатьох дій забезпечити більшу частину загального ефекту. На наступні за значимістю завдання Б припа-

дає також суттєва частина сукупного результату, тоді як виконання відносно великого числа, але менш важливих завдань в цілому дає невеликий підсумок. Необхідно скласти список всіх завдань, які потрібно виконати за певний час (декаду, день, квартал та ін.), для чого можна використати листок обліку завдань і контроль за їх виконанням.

Систематизувати завдання за їх важливістю, встановити черговість справ у відповідності до їх значення для Вашої діяльності. Не забувайте про те, що терміновість принципово не має нічого спільного з важливістю або значимістю відповідного завдання.

Пронумеруйте свої завдання.

Оцініть свої завдання у відповідності до категорій А, Б, В.

A. Перші 15 % всіх завдань, які відносяться до категорії А (дуже

важливі, які мають найбільшу значимість для виконання ваших функцій),

не підлягають передорученню.

Б. Наступні 20 % завдань складають категорію Б (важливі, суттєві, можуть бути доручені для виконання іншим особам).

B. Інші 65% всіх завдань є завданнями категорії В (менш важливі,

незначні, в будь-якому випадку повинні бути передоручені).

5. Слід перевірити, виходячи із першочерговості завдань категорії А, по

годинний план на відповідність виділеного бюджету часу значенню завдань:

65 % запланованого часу (близько З год. - завдання категорії А); 20 % запланованого часу (близько 1 год. — завдання категорії Б); 15 % запланованого часу (близько 45 хв. - завдання категорії В).

6. Потрібно провести відповідні коригування, орієнтуючи погодин

ний план на завдання категорії А. Цим автоматично забезпечується те, що

на менш важливі, але ті, які забирають багато часу, завдання категорії В

виділяється стільки часу, скільки вони мають значимості з точки зору ефек

тивності виконання функцій.

7. Оцінити завдання Б і В з точки зору можливості їх делегування.

Варто звернути увагу також на те, що завдання категорії В не є в

принципі непотрібними, зайвими. Мова йде про те, що поряд з завданнями категорії А і Б існує багато інших робіт, побічних завдань і рутинних справ, які також повинні бути виконані.

Прийняття рішень за пріоритетами, як і процес встановлення мети - це індивідуальна справа, оскільки всі оцінки ситуації в кінцевому підсумку суб'єктивні. Про ступінь пріоритетності можна сперечатися, тут рідко зустрічаються об'єктивні критерії. Важливо, однак, те, що ви встановлюєте однозначні пріоритети і ці Ваші рішення можуть опиратися на факти.

Самоменеджмент припускає, що Ви як керівник можете самостійно визначати завдання, які належить вирішувати, і час їх вирішення.

Допоміжні критерії для прийняття рішень щодо завдань категорії А.

Питання, що наведені нижче, можуть полегшити процес прийняття рішень при плануванні і виявленні завдань категорії А.

Завдяки виконанню яких завдань ми найбільшою мірою наближаємося до втілення головної мети (цілей року, місяця, тижня, дня)?

Чи можна за рахунок виконання одного-єдиного завдання вирішити відразу декілька інших?

Завдяки виконанню яких завдань можна внести максимальний вклад в досягнення загальної мети підприємства, відділу, робочої групи та ін?

Виконання яких завдань принесе найбільшу користь, найбільшу грошову винагороду?

Невиконання яких завдань може мати найгірші наслідки?

Встановлення пріоритетів - основне правило ефективної техніки роботи. Необхідно погодитися з тим, що керівник не все може і не все зможе зробити. Тому потрібно встановити пріоритети і почати працювати над найважливішими справами.