Теорія бухгалтерського обліку (2001)

Усі бухгалтерські документи до передачі в архів проходять належну перевірку й опрацювання за такими етапами: оформлення первинних документів; підготовка звітів матеріально відповідальних та посадових осіб і передача їх до бухгалтерії; приймання звітів; перевірка звітів за формою і по суті; арифметична перевірка; підготовка документів для синтетичних і аналітичних записів; рознесення сум господарських операцій в регістрах синтетичного й аналітичного обліку; узагальнення даних поточного синтетичного й аналітичного обліку; записи в Головну книгу; складання оборотного балансу; складання сальдового балансу та інших форм бухгалтерської звітності.

На етапі фіксації господарських операцій причетні до цього особи повинні дотримуватись засадних вимог до первинних документів: відповідність документа стандарту; правильність його заповнення; юридична обов'язковість, що забезпечується наявністю необхідних підписів.

Кожний із названих етапів передбачає відповідні дії фахівців з обліку. Суть оформлення первинних документів полягає у фіксації фактів господарських операцій через складання документів на приймання — видачу нематеріальних активів, основних засобів, виробничих запасів, грошей. Особливість цього етапу полягає в тому, що тут активну участь беруть матеріально відповідальні особи, одна з яких (з відома керівника та головного бухгалтера підприємства) відпускає, а друга приймає відповідні товарно-матеріальні цінності або кошти. Результатом господарської операції є первинний документ (накладна, вимога, лімітно-забірна карта, акт приймання-передачі основних засобів, акт ліквідації основних засобів, акт на заміну матеріалів, акт на браковану продукцію, касові ордери, наряди на виконані роботи тощо).

Оформлені первинні документи при звітах матеріально відповідальних, підзвітних чи посадових осіб в установлені строки подаються до бухгалтерії. У процесі приймання звітів фахівці з обліку додані первинні документи звіряють із реєстром чи звітом, звертаючи увагу на правильність оформлення документа та наявність всіх необхідних підписів. Недооформлені документи до обробки не приймаються і повертаються матеріально відповідальним чи підзвітним особам.

Прийняті документи бухгалтерією перевіряються вже по суті, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції. Можуть бути ситуації, коли господарська операція є законною, але недоцільною, або навпаки — доцільною, але незаконною. Ці факти фахівці бухгалтерії повинні фіксувати окремо, терміново інформуючи про них керівника підприємства.

Арифметична перевірка — це перевірка правильності визначення суми господарської операції, а тому всі арифметичні підрахунки, що містяться у документі, працівники бухгалтерії перевіряють суцільним способом.

Перевірені та прийняті бухгалтерією документи підлягають дальшому опрацюванню — розцінюванню, групуванню та контируванню. Необхідність розцінювання пояснюється тим, що в окремих документах матеріально відповідальні особи проставляють тільки кількість відпущених товарно-матеріальних цінностей, а тому в накладних, вимогах, лімітно-забірних картах фахівці з обліку вже самі проставляють ціну і визначають суму господарської операції.

Групування документів — це підготовча робота для їх контирування, тобто складання бухгалтерських проведень. Суть групування полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи і визначенні загального підсумку.

Котирування — це процес знаходження кореспондуючих рахунків для кожного первинного документа, що становить суть бухгалтерського проведення. Бухгалтерське проведення роблять, як правило, від руки на вільному місці первинного документа. Потім бухгалтерські проведення узагальнюють за кожною однорідною групою або на першому документі, або складанням меморіального ордера.

Рознесення сум господарських операцій здійснюється в такій послідовності: спочатку розносять рахунки синтетичного, а потім — аналітичного обліку. Про тотожність сум синтетичного й аналітичного обліку свідчать результати узагальнення даних поточного обліку. Перевірені підсумкові дані поточного обліку потім використовують для наступних записів в узагальнюючі регістри та складання бухгалтерської звітності.

Отже, з початку оформлення бухгалтерські документи проходять досить складний і тривалий шлях. І що скоріше бухгалтерські документи потраплятимуть на етап узагальнення та складання звітності, то ліпше використовуватиметься інформація, а відтак зростатиме дійовість і оперативність бухгалтерського обліку.

Складання бухгалтерської звітності є завершальним етапом використання первинних документів: це процес узагальнення даних поточного обліку і надання користувачам інформації для прийняття рішень. Після цього бухгалтерські документи передаються в архів підприємства. Строки зберігання документів встановлено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Документи в архіві мають зберігатись у закритих шафах так, щоб забезпечити їх належне утримання та швидке знаходження. Вилучення документів можливе тільки на вимогу правоохоронних або інших контролюючих органів. Як зазначено в Законі «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», первинні документи бухгалтерського обліку можуть бути вилучені в підприємства «тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законами. Посадова особа підприємства має право ... зняти копії документів, що вилучаються. Обов'язковим є складання реєстру документів, що вилучаються, у порядку, встановленому законодавством» (стаття 9.9).

На кожному підприємстві треба проводити належну роботу з упорядкування потоку документів, прискорення їхнього руху від моменту складання до передачі в архів. А тому підприємства мають скласти графік документообороту і стежити за раціональним проходженням бухгалтерського документа, мінімальним строком перебування його на кожному робочому місці.

Документооборот — це рух бухгалтерських документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів. Протягом цього часу бухгалтерські документи використовуються не тільки для перевірки й опрацювання, а й для оперативного управління. Графік документообороту встановлюється головним бухгалтером і відіграє суттєву роль у забезпеченні послідовності проходження документів, стабільної роботи кожної ланки, підвищення відповідальності конкретних виконавців за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.