Теорія бухгалтерського обліку (2001)

В інформаційній системі використовуються різноманітні бухгалтерські документи, від якості котрих значною мірою залежить ефективність управління. На якість інформації суттєво впливає й те, чи дотримуються вимог, що пред'являються до бухгалтерських документів, працівники підприємства в процесі фіксації фактів здійснення господарських операцій. А тому питанням удосконалення бухгалтерських документів належить чільне місце в обліковій політиці підприємств.

Удосконалення бухгалтерських документів — це складний процес, що потребує від працівників бухгалтерії постійної копіткої творчої роботи. Передовсім необхідно знати стан інформаційного забезпечення, засади гарантування раціональності документообороту, якості первинних документів, порядок відповідальності виконавців за належне оформлення й опрацювання бухгалтерських документів. Корисним буде також використання зарубіжного досвіду, досвіду роботи інших галузей і виробництв. Робота з удосконалення бухгалтерських документів має бути чітко скоординованою і відображуватись у конкретних заходах підприємства стосовно його облікової політики.

Нині є три форми удосконалення бухгалтерських документів: централізована, децентралізована та змішана. За централізованої форми обов'язки вдосконалення бухгалтерських документів покладаються на державні органи — Мінфін і Держкомстат України. Децентралізована форма реалізується в системі міністерств, відомств, підприємств. За змішаної форми вдосконаленням бухгалтерських документів можуть займатись на госпдоговірних умовах залучені спеціалісти та науковці з науково-дослідних установ, вищих навчальних закладів, конструкторських бюро, а також інші юридичні та фізичні особи.

Багаторічний досвід показав, що найбільш ефективною є централізована форма. Результатом діяльності Держкомстату та Мінфіну України з удосконалення бухгалтерських документів і звітності вже стала розробка багатьох нових та вдосконалення чинних форм документації. Майже з усіх розділів облікової роботи видано альбоми типових форм первинного обліку зі вказівками щодо їх застосування та заповнення.

Ясна річ, що робота з удосконалення бухгалтерських документів децентралізованої та змішаної форм ніколи не матиме такого загальнодержавного значення, бо вона має суто локальний характер, обмежуючись одним відомством, галуззю, а то й окремим підприємством.

Проте незалежно від рівня використання побудова документів має бути завжди раціональною: документи повинні бути зручними і змістовними, складатись і опрацьовуватись у стислі строки, використовуватись у різних галузях економіки. А тому вдосконалення бухгалтерських документів найчастіше здійснюється через стандартизацію, типізацію та уніфікацію.

Стандартизація документів потребує розробки раціональніших форм і розмірів документів із чітко визначеною системою розміщення реквізитів. Нині виготовляються в основному стандартні документи, що спрощує і полегшує технологію їхньої обробки, знижує собівартість та підвищує якість обліку. Але у сферах обліку витрат на виробництво, надання послуг, виконання робіт, обліку фінансових результатів, накопичення та розподілу непрямих витрат, випуску готової продукції, обліку розрахункових операцій ще й досі застосовується багато нестандартних документів.

Типізація документів — це розробка й застосування бланків документів, придатних для оформлення однорідних операцій у різних галузях економіки. Усі типові документи є стандартними за формою. До таких належать касові та банківські документи, авансові звіти, документи з обліку основних засобів, виробничих запасів, незавершеного виробництва, інвентаризації коштів та товарно-матеріальних цінностей, обліку праці та її оплати, бланки довіреностей, рахунків-фактур тощо.

Наступним кроком у розвитку типізації документів є їх уніфікація. Уніфікація — це створення документа, який за своїм змістом і формою може бути використаний для оформлення багатьох господарських операцій у всіх чи принаймні в кількох галузях економіки. Уніфікація сприяє скороченню кількості первинних документів, але збільшує час їх опрацювання, а відтак уніфіковані документи ще не набули великого поширення.