Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах (2003)

Доходи загального фонду бюджету були й лишаються доволі значною частиною в загальній структурі доходів більшості бюджетних установ. Вони поділяються на доходи, отримані із загального фонду державного бюджету, та отримані з місцевого бюджету. Зазначені джерела можуть існувати самостійно і в поєднанні.

Організація обліку доходів загального фонду охоплює напрямки, які впливають як на підготовчий етап обліку доходів — їх планування, так і на обліковий процес безпосередньо. Зокрема, до них належать:

організація планування доходів загального фонду бюджетних установ;

організація робіт із затвердження асигнувань та надходження доходів;

організація облікових номенклатур;

організація носіїв облікової інформації та їх руху.

Процес планування доходів майбутньої діяльності установи, а отже, і видатків (витрат) здійснюється планово-економічним та бухгалтерським підрозділом (якщо вони відокремлені в загальній структурі установи) чи фінансово-економічним підрозділом за участю головного бухгалтера та головного економіста. Основним фінансово-плановим документом бюджетних установ є кошторис, одна зі складових якого — загальний фонд. Кошторис містить обсяг надходжень із загального фонду бюджету та розподіл видатків за повною економічною класифікацією для виконання бюджетною установою відповідних основних функцій. До зазначеної частини кошторису складається план асигнувань.

Зауважимо, що установа незалежно від форми організації бухгалтерського обліку, яку вона обрала, складає індивідуальні кошториси та плани асигнувань за кожною виконуваною нею бюджетною програмою чи функцією.

Планування доходів за загальним фондом здійснюється за системою вертикального зв’язку. Це означає, що рух інформації про граничні обсяги видатків загального фонду відповідного бюджету подається вертикальною схемою (рис. 8.2), а відповідно визначені обсяги доходів загального фонду у вигляді проектів кошторисів доводяться знизу вгору. При цьому головні розпорядники коштів не лише доводять інформацію про граничні обсяги видатків розпорядникам коштів нижчого рівня, а й розробляють при потребі та доводять до останніх окремі показники, визначають терміни подання проектів кошторисів і надають вказівки щодо їх складання, забезпечують складання проектів кошторисів на бюджетні програми (функції), що їх безпосередньо виконують головні розпорядники коштів.

Складанню проекту кошторису розпорядника коштів передує підготовча організаційна робота планово-економічного та бухгалтерського підрозділів, на які покладено функції щодо формування зазначеного нормативного документа. Ця робота полягає в розгляді фактичних показників минулого року та плануванні заходів господарської діяльності установи на майбутній рік. Фактичні якісні показники звітного року за доходами і видатками мають бути забезпечені на виході зі специфічної системи обробки інформації щодо господарської діяльності, яку називають бухгалтерським обліком. Для реалізації зазначеного завдання мають виконуватись такі вимоги:

дотримання принципу суцільного фіксування інформації щодо видатків як касових, так і фактичних систем бухгалтерського обліку;

проведення аналітичних досліджень щодо виконання кошторису та плану асигнувань у поточному порядку та за результатами відповідних звітних періодів (місяць, квартал, рік) стосовно як доходів, так і видатків;

розроблення конкретних заходів та коригувань щодо діяльності за результатами виявлених і проаналізованих відхилень;

раціональна організація виконання перелічених заходів.

Вивчаючи заплановані заходи, слід виокремити ті першочергові, що забезпечують виконання основних функцій відповідної бюджетної установи. Щодо фінансового покриття їх здійснення зазначені заходи належать саме до частини загального фонду.

Планування видатків за загальним фондом, а отже, і загального обсягу загального фонду відбувається в межах нормативного поля: основних положень Закону «Про державний бюджет України» та показників, затверджених відповідними нормативними актами. Так, Законом «Про Державний бюджет України на 2003 рік» визначено склад захищених статей бюджету:

оплата праці працівників бюджетних установ (код 1110);

нарахування на заробітну плату (код 1120);

придбання медикаментів та перев’язувальних матеріалів (код 1132);

забезпечення продуктами харчування (код 1133);

виплата процентів за державним боргом (код 1200);

трансфери місцевим бюджетам (код 1320);

трансфери населенню (код 1340).

Відповідно до Закону виокремлені позиції кодів економічної класифікації видатків забезпечуються джерелами покриття, що насамперед враховується у плануванні доходів.

Видатки за окремими статтями формуються відповідно до нормативів (штатних, натуральних норм харчування тощо), установлених галузевими нормативними актами та фактичними показниками діяльності.

За кожним кодом економічної класифікації видатків бюджету здійснюється відповідний розрахунок. Наприклад щодо медичних закладів:

за кодом 1110 «Оплата праці працівників бюджетних установ» розрахункові показники — кількість штатних посад і середня заробітна плата — деталізуються номенклатури посад працівників;

за кодом 1120 «Нарахування на заробітну плату» розрахункові показники — це загальний відсоток нарахувань до страхових і соціальних фондів та сума заробітку, на яку нараховуються зазначені внески;

за кодом 1130 «Придбання предметів постачання і матеріалів, оплати послуг та інші видатки» — комплексною статтею — розрахунки деталізуються за кожним кодом четвертого рівня. За кодом 1131 вихідними даними є натуральні показники за видами предметів та матеріалів щодо потреби на місяць (шт., л, кг), їхня ціна за одиницю; за кодом 1132 — грошова норма медикаментів на 1 ліжко-день та кількість ліжко-днів; за кодом 1133 — грошова норма харчування та кількість ліжко-днів тощо;

за кодом 1160 «Оплата комунальних послуг і енергоносіїв» розрахункові показники — це натуральні показники споживання тепла, води, електроенергії, природного газу за рік (ккал, л, кВт   год) та тарифні розцінки на кожний вид;

за кодом 2100 «Придбання основного капіталу» складається розрахунок з придбання необхідних необоротних активів з обґрунтуванням цієї необхідності щодо основної діяльності закладу.

На підставі зазначених розрахунків з урахуванням доведених граничних норм видатків бюджету складаються і подаються головному розпорядникові коштів у терміни, встановлені останнім. Після розгляду проектів кошторисів, складання зведених кошторисів, формування на їх підставі бюджетних запитів головні розпорядники коштів за вертикальною схемою, наведеною на рис. 8.2, передають бюджетні запити до Мінфіну України, Мінфіну АРК, місцевих фінансових органів з метою включення їх до проектів відповідних бюджетів.

Етап затвердження асигнувань починається, по суті, ухваленням бюджету країни. Після опублікування Закону «Про Державний бюджет України» в тижневий термін обсяги затверджених бюджетних асигнувань доводяться до головних розпорядників коштів у формі лімітної довідки. Головні розпорядники коштів формують лімітні довідки за кожним розпорядником коштів і передають їх адресатові. Розпорядники коштів на підставі отриманої інформації уточнюють проекти кошторисів і складають проекти асигнувань. Під час уточнення проектів кошторисів з огляду на традиційне обмеження запланованих доходів загального фонду установ доведеними до них обсягами асигнувань лімітних довідок головному бухгалтерові та головному економістові необхідно повторно проаналізувати заплановані заходи наступного року з виконання основних функцій щодо першочерговості й необхідності, а в разі підтвердження — змінити джерело фінансового забезпечення останніх. Проект плану асигнувань готується на підставі уточненого проекту кошторису і являє собою помісячний розподіл повноважень, які в разі затвердження плану будуть надані розпорядниками коштів відповідно до бюджетного призначення на взяття бюджетного зобов’язання. На момент складання проекту плану асигнувань головний бухгалтер та головний економіст мають володіти даними щодо термінів здійснення запланованих заходів разового характеру (придбання необоротних активів, капітальний ремонт, преміювання працівників, відпустки), а також щодо обсягів видатків за поточними потребами установи, на підставі яких здійснюються основні розрахунки. Зауважимо, що від ретельності проведених розрахунків з розподілу асигнувань (визначених на підставі видатків) залежить якість фінансового забезпечення установи на наступний рік.

Підготовлені належним чином уточнений проект кошторису та проект плану асигнувань передаються за вертикальною схемою головному розпорядникові коштів.

Планування доходів бюджетних установ — справа, яка потребує відповідного рівня професійного досвіду головного бухгалтера, його здібностей до аналітично-планової роботи, чіткої побудови та організації облікового процесу, а також робочого часу. У разі зміни головного бухгалтера впродовж поточного року доцільно для складання планових документів залучати на консультативній основі особу, що обіймала зазначену посаду до цього. Щоб зменшити навантаження на період розробки проекту кошторису, головному бухгалтерові потрібно заздалегідь визначити, хто з його заступників виконуватиме більшість облікових функцій у цей період.

Отриманню бюджетних асигнувань передує формування відповідної бази даних щодо мережі розпорядників бюджетних коштів за міжрегіональними управліннями Державного казначейства, затвердження бюджетних призначень і доведення витягів з них до розпорядників коштів. Після отримання витягу з розпису бюджетних призначень розпорядники коштів подають затверджені кошториси доходів і видатків та плани асигнувань відповідним органам Державного казначейства з того моменту, коли обсяги бюджетних призначень буде доведено відділеннями з Державного казначейства до розпорядників. Зазначений етап потребує від головного бухгалтера чіткого дотримання термінів підготовки й подання інформації щодо мережі установ та організацій, які отримують кошти з Державного бюджету України (не пізніш як за 15 днів до початку бюджетного року); підготовки й подання розподілу показників (зведених) кошторисів доходів і видатків та (зведених) планів асигнувань (протягом трьох робочих днів після отримання витягу з розпису бюджету відповідно до мережі установ) до відповідних органів Державного казначейства.

Розпорядники коштів фактично отримують асигнування, як уже зазначалося, виключно на підставі затверджених кошторисів і планів асигнувань. Асигнування згідно з бюджетними призначеннями надходять до бюджетних установ для подальшого розподілу чи використання через систему органів казначейства. Організація роботи з отримання та розподілу асигнувань полягає в оперативній обробці інформації щодо асигнувань, які надійшли (упродовж одного дня) для їх розподілу, а також у чіткому дотриманні встановлених планів розподілу асигнувань за нижчими установами. Наступний напрямок організації обліку доходів — розробка облікових номенклатур. Облікові номенклатури створюються за традиційною схемою і містять такі складові:

надійшли асигнування із загального фонду бюджету до ГРК;

розподіляються та переводяться асигнування ГРК між РК;

отримано РК нижчого рівня асигнування;

списуються отримані за поточний рік асигнування із загального фонду бюджету.

Приклади організації облікових номенклатур подано в табл. 8.1. Організація носіїв інформації починається з визначення їх кола, а також надання характеристики кожного з них. До носіїв інформації щодо обліку асигнувань бюджетних установ належать:

картка (книга) аналітичного обліку отриманих асигнувань;

книга аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам.

Картка аналітичного обліку використовується для відображення однойменної інформації. Зазначений реєстр аналітичного обліку ведеться за кожним кодом програмної класифікації видатків згідно з кодами економічної класифікації видатків. Картка відкривається на один рік з одночасним внесенням показників кошторису з асигнувань, які поділяються за напрямами забезпечення — кодами економічної класифікації видатків.

Інформація про надходження асигнувань містить:

дату виписки органу Державного казначейства (установи банку);

назву та номер документа;

обсяг асигнувань (суми), що надійшли (в цілому і з розподілом за кодами економічної класифікації).

У разі відкликання асигнувань фіксуються аналогічні показники, при цьому сума асигнувань записується зі знаком «–» чи червоним чорнилом. Щомісяця інформаційні дані узагальнюються у вигляді підсумку «Усього асигнувань за місяць». Наприкінці року виводиться підсумок «Усього асигнувань за рік».

Книгу аналітичного обліку асигнувань, перерахованих підвідомчим установам, використовують вищестоячими розпорядники коштів. Книга відкривається за кожним кодом програмної класифікації видатків відповідно до кодів економічної класифікації видатків на рік. Первісна інформація, яка вноситься при відкритті книги, відбиває показники кошторису доходів і видатків. Зазначені показники можуть коригуватись упродовж року на підставі змін у кошторисі. Інформація щодо переведених асигнувань містить:

дату виписки органу Державного казначейства (установи банку);

назву та номер документа;

суму асигнувань (усього і за кодами економічної класифікації видатків).

Інформація про відкликані асигнування фіксується в розглянутому щойно порядку. Дані узагальнюються щомісячно і наприкінці року.

Порядок руху носіїв облікової інформації щодо обліку доходів загального фонду регулюється інструктивними матеріалами і залежить від рівня бюджету, з якого надаються асигнування, порядку обслуговування — через органи Державного казначейства чи банківські установи. Загальну схему руху носіїв інформації ілюструє рис. 8.3.

Зауважимо, що, оскільки відображення інформації в системі бухгалтерського обліку є двоїстим, реєстром синтетичного обліку, в якому фіксується обсяг доходів загального фонду, є меморіальний ордер № 2 — Накопичувальна відомість руху грошових коштів загального фонду в органах Державного казначейства України (установах банків).