Операційний менеджмент (2000)

Поняття менеджменту

Поняття "менеджмент" трактується дуже широко щодо управління господарською діяльністю, спрямованою на отримання прибутку. Найбільш часто використовувані в літературі визначення сутності та змісту менеджменту наведено на рис. 4.

Суть основних складових поняття "менеджмент" полягає в наступному:

менеджмент як функція виявляється в тому, що професійно підготовлені фахівці - менеджери - формують підприємства (організації) у цілому або окремі їх підсистеми (виробництво, маркетинг та ін) і керують ними шляхом постановки цілей, розробки та реалізації способів їх досягнення;

менеджмент як процес управління передбачає виконання функцій планування, організації, координації, мотивації і контролю, за допомогою яких менеджери створюють умови для продуктивної та ефективної праці зайнятих на підприємстві працівників та отримання результатів, що відповідають цілям;

менеджмент як специфічний орган (апарат) управління ефективно координує та раціонально використовує всі ресурси підприємства (матеріальні, фінансові, трудові та ін) для досягнення його цілей;

менеджмент як певна категорія людей, що професійно здійснюють роботу з управління, тобто формують підприємство і керівних його персоналом для досягнення цілей діяльності підприємства;

менеджмент як наука управління вивчає і пояснює природу управлінської праці, виявляє фактори та умови, за яких спільну працю людей виявляється і більш корисним, і більш ефективним. Суть менеджменту як мистецтва полягає у застосуванні наукових знань про управління на практиці.

Відзначимо, що в літературі і на практиці поняття "менеджмент" і "управління" використовуються як ідентичні, взаємозамінні.

Отже, менеджмент - це вид професійної діяльності людей, що займаються організацією та координацією процесу досягнення системою прийнятих і реалізованих цілей з використанням наукових підходів, концепцій маркетингу і людського фактора.

У цьому навчальному посібнику під поняттям "менеджмент" мається на увазі сукупність принципів, методів і засобів управління підприємством в умовах ринкових відносин шляхом раціонального використання всіх видів ресурсів з метою підвищення якості та ефективності виробництва продукції (надання послуг) і збільшення прибутку.

Підприємство як велика і складна система характеризується різноманітністю що входять до нього елементів. Менеджмент підприємства передбачає управління цими елементами, їх різнобічної діяльністю, де об'єднуючою є операційна функція. (Інші напрямки діяльності підприємства покликані забезпечити оптимальну роботу з виробництва продукції або надання послуг.)

Наведемо основні елементи системи менеджменту підприємства:

основи менеджменту (теорія управління, теорія організації; дослідження систем управління; розробка управлінських рішень);

стратегічний менеджмент (планування, вибір і управління реалізації стратегії);

фінансовий менеджмент (управління фінансами);

інноваційний менеджмент (управління нововведеннями);

операційний менеджмент (планування, організація та управління операційною системою);

екологічний менеджмент (управління екологією);

менеджмент зовнішньоекономічної діяльності (управління зовнішньоекономічними зв'язками);

кадровий менеджмент (концепції, принципи та методи роботи з персоналом підприємства).

Менеджмент з позицій системного підходу

Підприємство як відкрита система в умовах ринкових відносин широко взаємодіє із зовнішнім середовищем. Ринок припускає [5]:

вільний вибір господарюючим суб'єктом напрямки діяльності відповідно до компетенції і місцем в системі суспільного розподілу праці та відтворення;

вільний доступ до будь-яких видів ресурсів, обмежений лише власними і позиковими коштами;

економічну відповідальність господарюючого суб'єкта за використання ресурсів, необхідність розраховуватися за всіма зобов'язаннями за можливі втрати і неефективні рішення засобами господарюючого суб'єкта;

виробництво продукції на невідомий ринок, тобто відносну невизначеність місцезнаходження споживача.

У таких умовах функціонування підприємств пов'язано як з розширенням їх прав і відповідальності, так і з необхідністю більш гнучкої адаптації до змін у навколишньому господарському середовищі. Виникають нові цілі і задачі, що вітчизняні підприємства самостійно не тільки не вирішували, але навіть і не ставили перед собою. В даний час в процесі приватизації та структурної перебудови економіки створюється багато нових підприємств, змінюються форми власності, налагоджуються нові господарські зв'язки, формуються ринкові механізми управління.

З урахуванням специфіки розглянутого питання уточнимо зв'язок і взаємодія підприємства як системи з зовнішнім середовищем.

Підприємство як система формує і проявляє свої властивості тільки в процесі взаємодії із зовнішнім середовищем. Система реагує на дії зовнішнього середовища, розвивається під цими діями, але при цьому зберігає якісну визначеність і властивості, що забезпечують відносну стійкість та адаптивність функціонування системи (спрощене їхню взаємодію показано на рис. 5). Без взаємодії із зовнішнім середовищем підприємство як відкрита система не може функціонувати. (З зовнішнього середовища воно отримує інформацію, ресурси, капітал і в неї ж передає свою продукцію чи послуги.) Разом з тим чим менше збурень у зовнішньому середовищі, тим стійкіше буде функціонувати підприємство. Завдання менеджера полягає в прогнозуванні ситуацій і вживання заходів по адаптації параметрів систем до факторів зовнішнього середовища.

У разі застосування системного підходу на основі маркетингових досліджень спочатку формуються параметри "виходу", тобто товару або послуг. Виникають питання: Що робити? З яким рівнем якості? З якими витратами? Для кого? В який термін?

Кому продавати і за якою ціною? На ці питання відповіді даються одночасно. "Вихід" повинен бути конкурентоспроможним по нормативам.

Потім визначаються параметри "входу". Вирішуються питання: Які потрібні ресурси та інформація для процесу? Потреба в ресурсах та інформації прогнозується після вивчення організаційно-технічного рівня виробництва системи (рівня техніки, технології, організації виробництва, праці та управління) та параметрів зовнішнього середовища (економічної, технологічної, соціально-демографічної середовищ країни та інфраструктури даного регіону).

Зворотній зв'язок є комунікаційним каналом від споживачів системи ( "виходу") до виробника товару і постачальникам системи ( "входу"). При зміні вимог споживачів до товару, а також параметрів ринку, появі організаційно-технічних новинок "вхід" системи і сама система повинні відреагувати на ці зміни і внести відповідні зміни в параметри функціонування.

Таким чином, умови забезпечення конкурентоспроможності товару такі:

результати маркетингових досліджень повинні гарантувати вищі світові досягнення до моменту поставки товару споживачеві, тобто повинен бути забезпечений високоякісний прогноз параметрів "виходу" системи;

"вхід" системи має бути відмінної якості;

зовнішнє середовище повинна сприяти нормальному протікання процесу в системі;

організаційно-технічний рівень системи повинен дозволяти переробляти якісний "вхід" системи в якісний "вихід".

Таким чином, відповідно до розглянутої концепції підприємства з позиції системного підходу з метою забезпечення високої якості "виходу" системи спочатку необхідно забезпечити високу якість "входу", а потім високу якість процесу і сприятливі умови зовнішнього середовища.

Наприклад, якщо якість "входу" машинобудівного підприємства задовільний, то якими б не були на підприємстві технологія, обладнання, кадри та інше, якість "виходу" також буде задовільним. Якщо якість "входу" відмінний, а якість процесу перетворення задовільний, то і якість

"виходу" буде задовільним, тобто оцінка якості "виходу" дорівнює нижчої оцінки попередніх елементів. При цьому спочатку формулюються вимоги до "виходу" системи, потім до "входу" і зовнішньому середовищі і тільки потім до процесу перетворення.

Таким чином, можна зробити загальний висновок: перш ніж висувати вимоги до колективу, необхідно вивчити його мети, якість документів, що надходять, інформації, зовнішню по відношенню до колективу середу, тобто відпрацювати "вхід" системи, відрегулювати (якщо можливо) відносини з зовнішнім середовищем і тільки потім приступати до підвищення якості процесу, регулювання внутрішнього середовища і в цілому вдосконалення операційного менеджменту.

Функції операційного менеджменту

На будь-якому підприємстві існують спеціальні та управлінські проблеми.

Спеціальні проблеми безпосередньо пов'язані з технологічною стороною діяльності і не мають прямого відношення до управлінських функцій (виробничі проблеми). Наприклад, товарознавець може приймати рішення про послідовність кільцевого завезення товарів у магазини, економіст - про збір відповідної статистичної інформації, бухгалтер - про складання бухгалтерського звіту та ін

До управлінських належать проблеми використання матеріальних, фінансових і людських ресурсів підприємства, організації праці людей, розпорядження, рішення, постановки цілей перед окремими працівниками та групами працівників.

Природно, менеджер не повинен займатися тільки управлінськими питаннями та відповідними процедурами (вказівки, бесіди з людьми та ін.) На відміну від працівника, який не має відношення до управління і зайнятий рішенням тільки виробничо-технологічних проблем, менеджер повинен займатися також виробничими справами. Тому у функції менеджера входить вирішення проблем як суто управлінських, так і виробничих.

Сукупність проблем, дозволом яких займаються менеджери в загальному організмі операційної системи, можна графічно представити у вигляді "кола менеджменту" (мал. 6). Виходячи з наведених раніше структури і завдань операційної системи розглянемо концептуально кожну з функцій операційного менеджменту.

Планування - функція менеджменту номер один. Її реалізація визначає перспективу розвитку системи та її майбутній стан, обумовлює темпи, джерела, методи і форми розвитку операційної системи для досягнення поставленої мети у вигляді конкретних планових моделей (розрахунків), завдань та показників з встановленням термінів виконання. Складовою цієї функції є прогнозування - ймовірна оцінка характеру змін цілей або шляхів розвитку об'єкта управління, а також ресурсів і організаційних заходів, необхідних для досягнення очікуваних результатів.

Організація - реалізація розроблених планів і програм шляхом кооперації людей і знарядь праці (машин, устаткування і т. п.). При цьому спільна трудова діяльність людей повинна здійснюватися якісно з найвищим результатом за мінімальних витрат ресурсів. Особливість даної функції менеджменту полягає в тому, що тільки вона забезпечує взаємозв'язок людей і підвищення ефективності їхньої праці.

Мотивація. У сучасній філософії менеджменту в основі впливу на людей лежить не примус, а мотиваційні регулятори, що враховують психологічні особливості людини. У центрі уваги функції мотивації знаходяться три поняття: цінність, інструментарій і очікування. Такий підхід базується на тому, що ніколи не можна замінити власну мотивацію працівника іншою. Іншими словами, внутрішню мотивацію не можна викликати зовнішньої. Тому менеджер може досить мотивувати своїх працівників, створивши ситуаційне поле, що спонукає їх зробити те, що від них очікують. Дане поле формується з таких складових: стиль управління; поведінка менеджера в комунікаціях; оплата праці та ін • Контроль. Суть функції - у завчасному виявленні небезпеку, що насувається, виявленні помилок, відхилень від встановлених норм, нормативів, стандартів і тим самим у створенні основи для коригування діяльності операційної системи. Таким чином, головне завдання контролю полягає не в пошуку "козлів відпущення" за допущені помилки, а у встановленні причин останніх і знаходженні можливих шляхів виходу з положення, що склалося. Перераховані функції не просто складають єдине ціле - вони взаємозв'язані, проникають один в одного так, що часом їх важко розділити. Реалізація всіх функцій планується, організується, мотивується і контролюється за допомогою певних методів, тобто способів приведення їх у виконання.

Методи і принципи операційного менеджменту

Сучасною практикою вироблені чотири групи методів управління операційними системами: організаційні, адміністративні, економічні та соціально-психологічні. Розглянемо їх концептуальну сутність.

Організаційні методи. Суть їх полягає в тому, що перш ніж якась діяльність буде здійснюватися, вона повинна бути оптимально організована: спроектована, націлена, регламентована, нормована, забезпечена інструкціями, що фіксують правила виконання робіт і поведінки персоналу.

Система організаційних методів представлена на рис. 7. Необхідно спочатку створити підприємство, цех, ділянка, відділ і т.п., тобто розробити нормативні акти, що регламентують, нормується і інструктують їх діяльність, підібрати і розставити по місцях людей, забезпечити їх планами, дати завдання, показати напрямки дій, а потім вже керувати їх діями. Таким чином, організаційні методи передують самої діяльності, створюють для неї необхідні умови, а отже, є пасивними, складаючи базу трьох інших груп - активних методів.

Адміністративні методи. Їх називають також методами владної мотивації, і зводяться вони перш за все до відкритого примусу людей до тієї чи іншої діяльності або до створення можливостей для такого примусу. Ці методи широко застосовувалися на промислових підприємствах і в сфері послуг за адміністративно-командної системи управління економікою в нашій країні. На практиці ці методи реалізуються у вигляді конкретних безальтернативних завдань, що допускають мінімальну самостійність виконавця, внаслідок чого вся відповідальність покладається на керівника, що віддає розпорядження. В умовах ринкових відносин адміністративні методи повинні витіснятися іншими групами методів.

Економічні методи. В результаті переходу до ринкових відносин адміністративні методи перестали відповідати реальним потребам управління. Економічні методи передбачають опосередкований вплив на об'єкт. Виконавцю встановлюються тільки мети і загальна лінія поведінки, в рамках яких він самостійно шукає найбільш бажані для нього шляхи їх досягнення. Проявляє ініціативу, вигідна не тільки працівнику, але і підприємству, своєчасне і якісне виконання (в окремих випадках і перевиконання) завдань всіляко винагороджуються, перш за все у вигляді грошових виплат. Таким чином, в основі цих методів лежить економічна зацікавленість працівника в результатах своєї праці.

Соціально-психологічні методи. Як свідчить практика, економічні методи також досить швидко виявили обмеженість, особливо при управлінні діяльністю осіб інтелектуальних професій, для яких гроші, звичайно, істотний, але не самий головний стимул у роботі. У 20-30-х роках XX ст. з'явилися соціально-психологічні методи. Концептуально вони зводяться до двох основних напрямках:

формуванню сприятливого морально-психологічного клімату в колективі, що сприяє більшій віддачі при виконанні роботи завдяки підвищенню настрою людей;

виявлення та розвитку індивідуальних здібностей кожного, що дозволяють забезпечити максимальну самореалізацію особистості в операційному процесі.

Всі наведені методи операційного менеджменту реалізуються у відповідності з певними принципами і правилами. Розглянемо найбільш значущі з них в аспекті освітлюваної тут тематики.

Цілеспрямованість управління. Цей принцип - один з найважливіших. Управлінський процес повинен бути цілеспрямованим, тобто завжди орієнтований на вирішення конкретних проблем, досягнення конкретних цілей.

Функціональна соціалізація в поєднанні з універсальністю. Суть цього принципу полягає в тому, що до кожного об'єкту управління повинен бути свій підхід, що враховує його специфіку. Наприклад, спортивної командою не можна керувати так само, як акторами на сцені, а групою лікарів - як військовим підрозділом. Але оскільки в цих випадках має місце керівництво людьми як такими, то існує якийсь універсальний підхід до них незалежно від того, хто вони - солдати або вчені, чиновники чи будівельники.

Послідовність управлінських процесів. Будь-який управлінський процес будується відповідно до принципу послідовності, тобто елементи або стадії, з яких він складається, повинні слідувати один за одним в певному порядку. Не можна, наприклад, спочатку віддати розпорядження, а потім обдумувати його правомірність.

Оптимальне поєднання централізованого регулювання керованої підсистеми з її саморегулюванням. Поведінка об'єкта управління необхідно контролювати безперервно, так як він, постійно перебуваючи під впливом зовнішніх і внутрішніх факторів, весь час відхиляється в той чи інший бік від запланованого регламенту поведінки.

Забезпечення відповідності прав, обов'язків і відповідальності. Це один з найважливіших принципів управління. Перевищення прав порівняно з обов'язками приводить до управлінського сваволі, недолік ж паралізує ділову ініціативу, оскільки зайва активність може загрожувати великими неприємностями.

Забезпечення загальної зацікавленості всіх учасників управління в досягненні цілей, що стоять перед підприємством. Досягається шляхом матеріального і морального заохочення працівників, які відзначилися а також максимального залучення виконавців до процесу підготовки рішень на самих ранніх стадіях роботи над ними. Це також один з основних принципів менеджменту, що базується на тому, що рішення, в які вкладено власну працю та ідеї, будуть виконуватися швидше і якісніше, ніж спущені зверху.

Всемірне забезпечення змагальності учасників управління. Мова йде про необхідність заохочення конкуренції при заміщення посад у сфері управління.