Упраління підприємством (процесний аспект) (1998)
2.2 Характер змісту і властивості процесу управління
■ Методологічне зміст управління передбачає представлення процесу управління у вигляді послідовності чотирьох його етапів: визначення мети, оцінки ситуації, визначення проблеми та знаходження рішення управлінського рішення (рис. 13).
Мета - це уявлення керівника про те, якою повинна бути керована ним система, тобто це ідеальний образ бажаного, можливого і необхідного стану. Процес управління починається з з'ясування, визначення та постановки мети впливу. Категорія «мета» означає планований результат, який виступає як єдність бажаного і можливого. ^ Ситуація - це стан керованої системи, що оцінюється щодо мети. Ситуація характеризується сукупністю врахованих факторів, вимірюваних показників (змінних) і їх оцінкою. Стан системи ніколи не може бути тотожно мети. Отже, завжди існують ситуації, які треба оцінювати. ^ Проблема - це протиріччя між бажаним (метою) і дійсністю (ситуацією). Для його дозволу, для наближення системи до мети необхідний акт впливу. Протиріччя, на вирішення якої має бути спрямована дія, і є проблема. Без визначення проблеми неможливий ніякий управлінське рішення. ^ Управлінське рішення як завершальний етап процесу управління є знаходження шляхів вирішення проблеми та організаційну роботу з практичного її вирішення в керованій системі. Рішення є заключним етапом процесу управління, його з'єднанням з процесом виробництва, імпульсом впливу керуючої системи на керовану.
■ Процес управління має і економічний зміст. Воно обумовлено тим, що в процесі управління знаходить своє вираження використання ресурсів виробництва - від оцінки їх наявності до перетворення на продукт. Виходячи з цього, економічний зміст процесу управління можна представити як етапи використання ресурсів, руху фондів, які здійснюються працею в керованій системі. Економічний зміст процесу управління проявляється при виконанні наступних етапів (рис. 14): ^ Встановлення економічних потреб; ^ Оцінка наявності ресурсів; • розподіл ресурсів; • використання ресурсів.
■ Соціальне зміст процесу управління розкривається роллю людини в її здійсненні. Кожний етап цього процесу (целепо-лаганіе, оцінка ситуації, визначення проблеми, прийняття управлінського рішення) припускає неодмінна участь людини.
■ Організаційне зміст процесу управління виявляється у послідовності використання організаційних важелів впливу - етапів (рис. 15): ^ Регламентування (регламент - сукупність правил, положень, що визначають порядок виконання робіт); • нормування - показник, що характеризує відносну величину (ступінь) використання знарядь і предметів праці, живої праці, грошових коштів тощо, їх витрачання на одиницю продукції, площі, ваги і т. п.; ^ Інструктування - процесу роз'яснення порядку і способу виконання якої-небудь роботи або дії; ^ Вказівки на міру відповідальності за невиконання або неправильне виконання дорученої роботи.
• планування, прогнозування - вироблення і постановка цілей та завдань у сфері управління виробництвом, а також визначення шляхів і засобів реалізації планів для досягнення поставлених цілей;
^ Організація - створення нових і впорядкування функціонуючих організаційних структур управління як елементи процесу реалізації планів;
^ Координація, регулювання - забезпечення необхідної узгодженості дій людей як елемент процесу реалізації намічених планів;
^ Стимулювання, активізація-спонукання людей до дії, що передбачає забезпечення підвищення ефективності діяльності системи управління як елемент процесу реалізації планів;
^ Контроль, аналіз, облік - систематичне спостереження за діяльністю людей для виявлення відхилень від встановлених норм, правил і вимог у процесі реалізації планів.
■ Інформаційний зміст процесу управління виявляється у послідовності виконання робіт в процесі управління на наступних етапах (мал. 17): • пошук інформації; • комплектування інформації; • обробка інформації; • передача інформації. 2.2.2. Властивості процесу управління Процес управління має специфічні властивості, які відображають його особливості (рис. 18).
• Властивість мінливості (динамічності) проявляється в постійній зміні процесу управління за його спрямованості, проблематики, характеру здійснення, а також у динамічності взаємодії різних його етапів і операцій. Процес управління переходить з однієї ступені системи управління на іншу, здійснюючи в різному взаємодії ланок управління. • Властивість непохитності виявляється у виникненні в процесі управління та відповідному закріплення певних каналів його здійснення. Вони утворюють природну структурну основу системи управління, яка закріплюється в організаційних актах її стабілізації і служить системоутворюючим фактором процесу управління. Завдяки такому властивості утворюється власне система управління, яка являє собою сукупність стійких зв'язків процесу управління між ланками, які його здійснюють. ^ Властивість безперервності процесу управління може проявлятися по-різному в залежності від рівня управління, особливостей самого процесу виробництва (чи є воно одиничним, серійним, масовим і пр.). Але сама суть названого властивості від цього не змінюється. ^ Властивість дискретності доповнює властивість безперервності і в певному сенсі протилежно йому. Воно проявляється в тому, що процес управління протікає нерівномірно, спочатку як би накопичуючи потенціал впливу при постановці мети, оцінки ситуації, визначення проблеми і далі перетворюючись в імпульс для активної організаційної роботи на етапі вирішення. Ця властивість відображає специфіку управлінської діяльності і не заперечує необхідності рівномірного ритму роботи. ^ Властивість послідовності. Як зазначалося вище, процес управління не може бути побудований за своїми етапам інакше, як у послідовності мета, ситуація, проблема, рішення, що кожний із цих етапів є обов'язковим. Наприклад, якщо рішення виробляється тільки лише на основі мети управління, без досить ретельного обліку існуючого стану справ, реальних умов роботи, обставини, що склалися, то такий процес управління не може бути ефективним, тому що в цьому випадку рішення виявляються або помилковими, або передчасними, або просто волюнтаристськими. Можлива й інша крайність, коли в процесі управління недостатньо уваги приділяється цілепокладання. У цьому випадку рішення виробляються переважно на ситуаційної основі, без достатнього з'ясування цілей, які вони переслідують, тому бувають недостатньо ефективними, часто суперечливими, позбавленими перспективи та довгострокової орієнтації. Мета систематизує рішення, надає їм загальну спрямованість і перспективу; ситуація визначає реальність і практичну значимість рішення; чітка постановка проблеми забезпечує його конкретність і ефективність. Кожен з етапів процесу управління обов'язковий, як і виконання послідовності їх здійснення. ^ Властивість циклічності. Кожен акт впливу закінчується переходом керованої системи в новий стан. Це викликає необхідність (у залежності від того, що це за стан) або постановки нової мети управління, або коригування, доповнення та уточнення цілі, для досягнення якої необхідний новий акт впливу. Процес управління повторюється заново, здійснюється новий його цикл. Розуміння властивостей процесу управління має велике значення в успішному вирішенні всіх проблем його вдосконалення, підвищення ефективності управління підприємством. 2.2.3. Типізація видів протікання процесу управління Характер протікання процесу управління становить практичний інтерес як можливість представити перебіг процесу прийняття рішення в залежності від обстановки, ходу пошуку підходів до вирішення. Для прикладу розглянемо процес управління як послідовність чотирьох його етапів (див. рис. 13). Це дозволяє виділити найбільш типові види його протікання. Такий підхід будується на основі розподілу окремих операцій по етапах залежно від конкретних умов, можливостей управління, цілей і ситуації. Знання різних видів протікання процесу управління допомагає побудувати його найбільш раціонально і тим самим домогтися підвищення якості управлінських рішень, економії часу на їх підготовку, раціональної спеціалізації робіт, внесення строгості в розробку рішення або його знаходження в умовах недостатності. ^ Лінійний тип процесу управління (мал. 19а) характеризується строгою послідовністю здійснення його етапів і використовується тоді, коли є повна або достатня визначеність щодо мети дії, ситуації і т. д., а також можливість повного здійснення кожного з етапів у рамках властивих йому робіт . Найчастіше лінійний тип управління використовується в типових ситуаціях і тоді, коли приймаються повторювані або елементарні рішення.
Коректовані тип процесу управління (мал. 19б) характеризується необхідністю додаткового коректування кожного з етапів процесу управління після проходження наступного етапу. Цей тип використовується в тому випадку, коли існує певна невизначеність, яку можна усунути лише після проходження наступного етапу процесу управління за допомогою коригування вже пройденого етапу. ^ Розгалужений процес управління (мал. 19в) полягає в методологічному поділі робіт по частинах на певних етапах. Він використовується тоді, коли відсутня можливість узагальненої оцінки ситуації та виділення головної ключової проблеми або прийняття єдиного рішення в даній ситуації. • Ситуаційний процес управління (мал. 19г) характеризується тим, що він виникає як би по ситуації, при якій з неї ж головним чином виходять і пошук проблеми, і розробка рішення. Він використовується в умовах невизначеності щодо мети впливу, яка усувається після проходження наступних етапів. У цьому випадку спочатку формується попередня мета впливу, до уточнення якої повертаються після оцінки ситуації, визначення проблеми чи навіть вироблення рішення. ^ Пошуковий тип процесу управління (мал. 19д), навпаки, виходить з повної ясності мети впливу, а також неможливості досить добре оцінити існуючу ситуацію щодо даної мети і, отже, сформулювати основну проблему. Тоді рішення виробляється на основі мети і загальної оцінки ситуації, а потім вже на основі рішення уточнюється ситуація. Далі відбувається коригування рішення з обраної та сформульованої мети і новим можливостям оцінки ситуації.