Управління проектами (2006)

4.3. Поєднання структур проекту

Двоспрямована структуризація проекту полягає в поєднанні робочої та організаційної структури проекту. Вона передбачає:

робочу структуру проекту (WBS);

організаційну структуру проекту (OBS);

облік витрат;

описання робочих пакетів;

систему кодування;

словник використання WBS (каталог "Витрати-час-ресурси").

Організаційна структура будується аналогічно робочій структурі. Тобто, на першому рівні відображається організаційна структура як єдиний елемент, а на нижчих рівнях відбувається поділ структури на основні елементи. Розподіл WBS здійснюється до робочого пакета, a OBS — до рівня груп, які виконують найнижчий рівень робіт. Кількість рівнів залежить від розміру проекту.

Поєднання робочої та організаційної структур дає можливість інтегрувати, планувати, контролювати роботу та порівнювати її виконання по підрозділах і в цілому по організації. Якщо зобразити робочу структуру по горизонталі, а організаційну структуру — по вертикалі, то отримаємо на перетині елементи двоспрямованої структури (рис. 4.2).



Кожна з них має свої ресурси, свій бюджет, що створює систему обліку витрат. За це відповідає менеджер-обліковець, який входить до складу адміністративної групи.

Необхідним компонентом інформаційної системи управління проектами є система кодування. Вона допомагає структурувати проект, визначити елементи обліку витрат, WBS і OBS і встановити їх взаємовідносини. У кодуванні використовуються багатоцифрові номери або комбінації цифр і літер, кожна з яких має свій зміст, своє значення. Кожний кодовий номер відповідає певним витратам, WBS або OBS рівню та елементу, а також вказує на взаємостосунки у структурах. Кожний рівень структури представлено частиною коду. Одна частина представляє робочу структуру, друга — організаційну. Розв'язуючи їх, отримуємо витрати, притаманні цим структурам та їхнім окремим елементам.

Кодування WBS:

1. Код першого рівня. Проект кодується одно- чи двозначним числом. Тому дані, закодовані початковою цифрою у робочій структурі, належать до цього рівня. Вона представляє загальну структуру проекту.

2. Код другого рівня. Наступні одна чи дві цифри коду представляють елементи WBS другого рівня. Якщо використовується цифрова нумерація, то можна нумерувати дев'ять елементів, літерна — відповідно до літери абетки.

3. Код третього рівня. Для наступного рівня додається ще одна цифра. Кодування OBS аналогічне WBS. Перша цифра представляє організацію в цілому, друга — відділи, третя — групи.

Коли комбінуються два коди, затрати визначаються стосовно WBS і OBS. Наприклад, код 81-44, де перші дві цифри визначають витрати, необхідні для здійснення роботи, яка належить до елемента 81 WBS. Код 44 OBS визначає ці витрати як роботу і відповідність елементу 44 OBS. Зі створенням структур WBS і OBS та кодуванням потрібно створити словник, який визначав би елементи й облік витрат (табл. 4.З.).

Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат, ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу "Витрати-час-ресурси".

Триспрямована структура проекту створюється додаванням до двоспрямованої структури третьої — структури витрат (Cost Breakdown Structure — CBS). CBS утворюється за алгоритмом, аналогічним алгоритму кодування WBS і OBS. Перший рівень — це всі витрати на проект. Другий рівень — основні елементи CBS; матеріали, вузли, комплектуючі; витрати на утримання устаткування; трудові витрати; інші витрати. Третій та четвертий рівні — подальша розбивка. Наприклад, для трудових витрат це будуть витрати на добір і навчання кадрів, четвертий рівень — це оплата праці. Ця структура дає можливість збирати інформацію про витрати, аналізувати та готувати звіти по витратах будь-якого з підрозділів або елементу робіт.

Висновки

Структура проекту — це сукупність взаємопов'язаних елементів і процесів проекту, представлених із різним ступенем деталізації. В термінах управління проектами структура проекту являє собою "дерево" орієнтованих на продукт компонентів, представлених обладнанням, роботами, послугами й інформацією, отриманими в результаті реалізації проекту. Вона передбачає розробку робочої структури (Work Breakdown Structure — WBS), організаційної структури проекту (Organization Breakdown Structure — OBS) та витратної структури (Cost Breakdown Structure — CBS).

Структура проекту повинна відповідати таким вимогам:

кожний рівень ієрархії повинен мати закінчений вигляд або охоплювати всю суму частин проекту, представлених на даному рівні деталізації;

сума характеристик елементів проекту на кожному рівні ієрархії структури повинна бути рівною;

нижній рівень декомпозиції проекту повинен містити елементи (модулі), на основі яких можуть бути чітко визначені всі дані, необхідні та достатні для управління проектами (функціональні характеристики, обсяги робіт, вартість, необхідні ресурси, виконавці, зв'язки з іншими елементами і т. ін.).

Основними задачами структуризації проекту є:

Розбивка проекту на блоки, за якими можна здійснювати управління;

Розподіл відповідальності за різні елементи проекту та ув'язка робіт зі структурою організації;

Створення єдиної бази для планування, складання кошторисів і контроль за витратами;

Точна оцінка необхідних витрат — засобів, часу та матеріальних ресурсів;

Перехід від загальних цілей до чітко визначених завдань, що виконуються підрозділами компанії;

Визначення комплексів робіт.

При поєднанні та кодуванні проекту розрізняють двоспрямовану та триспрямовану структуру проекту. Двоспрямована структуризація проекту полягає в поєднанні робочої та організаційної структури проекту. Триспрямована структура проекту створюється додаванням до двоспрямованої структури третьої — структури витрат (Cost Breakdown Structure — CBS). Вона передбачає:

робочу структуру проекту (WBS);

організаційну структуру проекту (OBS);

облік витрат;

описання робочих пакетів;

систему кодування;

словник використання WBS (каталог "Витрати-час-ресурси").

Необхідним компонентом інформаційної системи управління проектами є система кодування. Вона допомагає структурувати проект, визначити елементи обліку витрат, WBS і OBS і встановити їх взаємовідносини. У кодуванні використовуються багатоцифрові номери або комбінації цифр